Artikel erschienen am 22.06.2023
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Engpass IT-Know-how und sichere, stabile Systeme?

Die ausgelagerte IT-Abteilung kann eine gute Lösung sein: Managed Services für den Mittelstand

Von Dipl.-Ing. Holger Kämmerer, Braunschweig

Die Anforderungen werden immer vielfältiger, nur Datenablage und Druckservice zur Verfügung zu stellen, reicht heute längst nicht mehr aus. Die für den sicheren Betrieb solcher komplexen Strukturen notwendigen Spezialisten sind schwer zu finden – und schwer zu halten – und häufig fehlt in kleinen und mittelständischen Firmen der Blick über den Tellerrand hinaus, um mit der stetigen Entwicklung und den Anforderungen an IT-Sicherheit mitzukommen.

So stellt die IT-Thematik für etliche Unternehmer eher ein Problem dar und wird nicht als Chance, als positiv integrativer Bestandteil einer modernen Unternehmensorganisation genutzt. Auch in kleinen und mittleren IT-Strukturen die Qualität und Professionalität großer Unternehmen zu nutzen, scheint für viele Unternehmer und Entscheider mit den vorhandenen Budgets ein kaum erreichbares Ziel, das noch dazu viele unbekannte und unangenehme Herausforderungen mit sich bringen kann.

Sinnvolle Strategien, weg von Feuerwehreinsätzen und ungeplanten Investitionen!

IT-Betrieb im Mittelstand benötigt eine Transformation und muss neu gedacht werden. Und genau das passiert gerade. Das immer häufiger genannte Konzept einer IT als gemanagter Service ist ein Problemlöser für diese Situationen.

Mit einem „Managed Service“ lagern Sie die Planung, Projektierung, Wartung und den Betrieb Ihrer IT an einen externen Dienstleister aus. Dieser externe IT-Dienstleister berät passgenau und übernimmt die Betriebsverantwortung für diese Services. Er kümmert sich zum Beispiel 24/7 im Hintergrund um das Monitoring Ihrer IT-Strukturen und um Updates von Servern, Clients und Infrastruktur. Dazu kommen Services wie Managed Backup, Managed Firewall und Managed Security, um nicht nur einen performanten, sondern auch eine sicheren IT-Betrieb zu gewährleisten. Der Anbieter arbeitet remote und handelt proaktiv, in der Regel sogar bevor Sie einen Fehler überhaupt bemerken und dieser Schaden im Unternehmensablauf anrichten kann. Ein persönlicher Service Desk ist außerdem für Sie und Ihre Mitarbeiter erreichbar, nimmt Serviceanfragen auf und unterstützt bei Changes und Erweiterungen.

Das klingt verlockend und bietet Ihnen neue Perspektiven, sich ganz auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Doch wie erkennen Sie den richtigen Dienstleister? Ich habe hier einige Kriterien für Sie herausgearbeitet, die grundlegend sind für ein funktionierendes Managed Service Konzept.

Woran erkennen Sie einen guten IT-Service-Dienstleister?

1. Kriterium: Qualifizierte und persönliche Ansprechpartner
„Der Herr Müller, der macht bei uns alles.“ Das ist nicht mehr tragfähig; heute bildet ein Team aus gut ausgebildeten Spezialisten den Grundstein für einen professionellen IT-Service. Egal, ob auf vertrieblicher oder technischer Seite, eine anerkannte Ausbildung in einem IT-Beruf ist heutzutage ein Muss. Erfahrungen in der Praxis und regelmäßige Schulungen bauen diese Basis weiter aus.

Fragen Sie also nach: Sind notwendige Zertifizierungen vorhanden und sind Ihre Ansprechpartner up to date, werden zu Spezialthemen auch die passenden Spezialisten hinzugezogen? Aus meiner Sicht sollten Sie genau das erwarten, vom ersten Kontakt an.

2. Kriterium: Beratung und planbare Kosten
Gleicht Ihre jährliches IT-Budget eher einem Roulette: Mal gewinnt man, mal verliert man, oder sind Ihre IT-Betriebskosten planbar und linear über das Jahr verteilt? Finden zusätzliche Serviceeinsätze in einer angemessenen Zeit und im passenden Preisrahmen statt oder gibt es regelmäßig Störungen und Einsätze, die ungeplante Mehrkosten zur Folge haben?

Ein guter IT-Dienstleister hat die Entwicklung Ihrer IT-Systeme über die nächsten Jahre im Blick und informiert Sie darüber. Ihnen werden regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Strategiegespräche angeboten, in den Sie befähigt werden, die richtigen zukunftsweisenden Entscheidungen zu treffen. Wird hier verständlich aufgeklärt und Ihnen werden notwendige Ersatz- und Erweiterungsinvestitionen vorgeschlagen, so bleibt Ihre IT sicherheitstechnisch aktuell und Ihrem Unternehmenswachstum angemessen performant.

3. Kriterium: Proaktives Handeln
Guten IT-Betrieb erkennen Sie daran, dass proaktiv gearbeitet wird und eben nichts passiert. Unauffällig und im Hintergrund läuft Ihre IT in einem ruhigen Fahrwasser. Wenn Sie heute von Störungen des Öfteren in Ihrer Produktivität unterbrochen werden, dann passt etwas nicht.

In konventionellen Wartungsverträgen reagiert der Dienstleister bei Bedarf und im Störungsfall und stellt Ihnen das dann in Rechnung. Je mehr Störungen, desto mehr Rechnungen.

In Managed IT-Konzepten sind die Interessen gleichgelagert, keine Störungen, planbare Arbeiten und zufrieden Kunden. Genau das für viele Kunde gleichermaßen gut zu machen, ist das Ziel im Managed Service, damit verdient Ihr IT-Service-Dienstleister heute sein Geld.

4. Kriterium: Servicequalität
Lassen Sie sich von Ihrem Dienstleister erklären, welche Prozesse und Redundanzen er vorhält, um sein Serviceversprechen Ihnen gegenüber zu erfüllen. Stellt Ihr Managed IT-Vertrag wirklich den proaktiven und störungsfreien Betrieb Ihrer Systeme sicher oder gleicht er einem Versicherungsvertrag, bei dem alle Beteiligten einfach nur froh sind, wenn nichts passiert?

Es muss ja nicht immer gleich eine Störung sein. Wie schnell reagiert Ihr Dienstleister im Servicefall und welchen Qualitätslevel erreicht er auch bei kleinen Anfragen und Wünschen? Ein klares und zuverlässiges Service-Level-Agreement passend zu Ihren Anforderungen ist hier Kennzeichen einer guten Leistung.

5. Kriterium: Dokumentation
Haben Sie oder Ihr Dienstleister einen aktuellen Überblick, sind alle Geräte, Lizenzen und das gesamte Netzwerk dokumentiert? Können Sie sich so jederzeit selbst einen Überblick verschaffen?

Wenn nein: Dann ist es höchste Zeit! Eine aktuelle und umfassende Dokumentation stellt immer die Grundlage für einen sicheren und stabilen IT-Betrieb dar; fehlt diese, ist ein professioneller Service für die immer komplexeren IT-Landschaften kaum möglich. Achten Sie auf eine schriftliche Kommunikation zu erbrachten Leistungen und auf eine detaillierte Dokumentation der IT-Systeme, sodass Zustand und Projektfortschritt jederzeit für Sie einsehbar sind.

Fazit

Überprüfen Sie für sich und Ihre Organisation die Vorteile und Chancen, die sich mit der Auslagerung Ihrer IT-Verantwortung bieten und prüfen Sie Ihren zukünftigen IT-Geschäftspartner auf Herz und Nieren – oder besser gesagt auf Qualität und Kompetenz. Sinnvoll kann es sein, mit einer professionellen IST-Aufnahme, die die Basis für alle weiteren Entscheidungen bildet: Wo muss schnell reagiert werden, weil die Sicherheit in Gefahr ist? Wo sind längerfristige Maßnahmen zu planen? Darauf aufbauend wird Ihnen ein Umstellungskonzept mit entsprechenden Budgets für einmalige und fortlaufende Kosten vorgestellt. Welche IT-Leistungen eignen sich bei Ihnen für einen Managed Service? Wie wird die Umstellung sein, welche Leistungen sind damit ganz konkret verbunden? Wenn all diese Fragen verständlich und klar gegliedert beantwortet werden, sind Sie in guten Händen.

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