Standortsuche für ein neues Büro

Die allermeisten Kund:innen reduzieren ihren Bürowunsch zunächst einmal auf die Anzahl der Quadratmeter und die Höhe der Miete. Beides sind natürlich wichtige Attribute für ein Büro, aber für die Entscheidung über die Anmietung nicht unbedingt die alleinig maßgebenden. Eine eigentlich zu hohe Quadratmetermiete kann im Kontext mit einer sehr effizienten Grundrissgestaltung und geringen Nebenkosten in adäquater Lage mit kurzen Wegen doch die wirtschaftlichere Lösung sein als das preiswerte Büro mit schlechten energetischen Eigenschaften am Rande der Stadt. Schon dieses simple Beispiel macht deutlich, dass bei der Entscheidung für oder gegen ein neues Büro viel mehr Aspekte betrachtet und bedacht werden sollten, als die Flächengröße und die Höhe der Miete.

5 Kriteriengruppen zur Beurteilung eines Büros

Auf der übernächsten Seite sind eine Vielzahl von Einzelaspekten aufgeführt, welche in fünf Gruppen zusammengefasst sind. Die Sammlung ist nicht vollständig, da sie sonst den Rahmen gesprengt hätte. Da die Kriterien selbsterklärend sind, wird im Folgenden lediglich auf einige explizit eingegangen. Grundsätzlich sollten aber alle Aspekte hinterfragt und beantwortet werden, um zu einer belastbaren Basis für die Auswahl des zukünftigen Büros zu gelangen.

Ein Büro ist selbstredend eine Immobilie und da ist der Hinweis auf „Lage, Lage, Lage” natürlich nicht weit. Bevor auch nur ein Blick in den Grundriss geworfen wird, sollte vorab der Standort beurteilt werden. Was hilft das top ausgestattete Büro zu einer günstigen Miete, wenn die Lage nicht zum nutzenden Unternehmen bzw. den Mieter:innen passt? Neben der Erreichbarkeit ist vor allem die Nachbarschaft in Augenschein zu nehmen und mit den eigenen Vorstellungen abzugleichen. Die Anwaltskanzlei im Untergeschoss eines Einkaufs-zentrums funktioniert zwar im Fernsehen ganz passabel, ob es in der Realität auch so ist, darf bezweifelt werden.

Dem Gebäude kommt neben der Lage eine weitere wichtige Bedeutung zu, ist es doch das Aushängeschild für Ihr Büro. Eine beeindruckende architektonische Gestaltung mit einer guten Visibilität kann sich ebenso positiv auf die Beurteilung eines Büros auswirken wie eine Nachhaltigkeitszertifizierung. Ein besonderer Aspekt ist die Lage des Büros innerhalb eines Gebäudes. Der Büroausblick in der 15. Etage eines Hochhauses ist etwas anderes als das Erdgeschoss im dritten Hinterhof. Dieser Umstand wird sich natürlich auch in der Miete widerspiegeln.

Nachdem der Standort und das Gebäude zumindest keine Ausschlusskriterien dargestellt haben, kann die eigentliche Büroeinheit in Augenschein genommen werden. Der Grundrissgestaltung kommt eine Schlüsselrolle zu, da Bürofläche nicht gleich Bürofläche ist. Die Anzahl der tatsächlich notwendigen Räume ist ebenso zu hinterfragen wie die effiziente Aufteilung mit kurzen Wegen und ohne Flächenverluste durch nur eingeschränkt nutzbare Bereiche. Wie der Grundriss Ihres Büros gestaltet sein muss, damit es Ihre Arbeit unterstützt, ist höchst individuell. Die gerade schwer in Mode stehenden Bürolandschaften mit Lounge-Bereichen, Kommunikationsinseln und geteilten Schreibtischen als Treffpunkt für die zumeist im Homeoffice Arbeitenden ist nicht für jedes Unternehmen die tatsächlich optimalste Lösung. Da gilt es im Vorfeld, die Prozesse der eigenen Arbeitsorganisation gründlich zu durchdenken und aus diesem Ergebnis die Struktur für das neue Büro abzuleiten.

Die Ausstattung eines Büros ist ebenso individuell und richtet sich maßgeblich nach den Geschmäckern und Wünschen der Nutzer:innen. Ob Klimatisierung oder nicht, cooles Design im Industrial-Look oder ein edler Parkett-Fußboden, das muss jede/jeder selbst entscheiden. Da spielen am Ende auch die finanziellen Möglichkeiten eine wesentliche Rolle, denn alle Sonderwünsche sind über die Miete zu refinanzieren. Eine leistungsfähige Netzwerkverkabelung, gerne mit einem redundanten Telekommunikationsanschluss, ist allerdings ein Kriterium, bei dem keine Kompromisse eingegangen werden sollten.

Zu guter Letzt geht es aber auch um die Höhe der Miete. Doch nicht allein die Kaltmiete ist von Bedeutung, sondern auch die mit dem Büro verbundenen Nebenkosten. Die Entwicklungen in den vergangenen Monaten haben uns eindrücklich vor Augen geführt, wie schnell sich die 2. Miete erhöhen kann. Maßgeblich für die Entscheidung bleibt daher die Warmmiete inklusive aller Betriebs- und Nebenkosten. Bei den vertraglichen Gestaltungsmöglichkeiten soll nur die Mietanpassungsklausel benannt werden. Sie ist dafür verantwortlich, wie sich die Miete über die Vertragslaufzeit entwickeln wird. Und da machen 2 % Staffelmiete im Jahr ggf. einen gehörigen Unterschied zur jährlichen Anpassung entsprechend der Entwicklung des Verbraucherpreisindex.

Anforderungsprofil für das neue Büro

Bevor also mit der Besichtigung potenzieller Büros begonnen wird, sollte aus den Antworten und Hinweisen zu den vielen Einzelaspekten ein Anforderungsprofil für das optimale Büro erstellt werden. Denn grundsätzlich muss sich die Lage, die Struktur und die Ausstattung des Büros aus der Arbeitsweise der Nutzer:innen ergeben. Wird die Arbeit durch die Art des Büros behindert, kann es noch so günstig sein. Es wird niemals die wirtschaftlich beste Lösung sein.

Daher der Rat: Investieren Sie genügend Zeit in Ihre Anforderungen an das neue Büro und geben Sie sich nicht mit faulen Kompromissen bei der Standortsuche zufrieden. Denn nur ein Ihren Bedürfnissen entsprechendes Büro bringt Sie langfristig voran.

Den Kriterienkatalog Standortsuche Büroimmobilien können sie dem E-Paper entnehmen.