Fast Close im Mittelstand

Die zunehmende Digitalisierung und eine spätestens seit der Finanzkrise 2008/2009 gestiegene Unsicherheit im wirtschaftlichen Umfeld erfordern von Entscheidern und Unternehmen, sich flexibler aufzustellen. Dazu werden vielfältige Daten benötigt, um Entscheidungen schneller und fundierter treffen zu können. Diese Daten sollten so zeitnah wie möglich und verlässlich vorliegen. Ein geeignetes Mittel dafür ist der Fast Close.

Fast Close, was ist das eigentlich?

Viele Großunternehmen machen es bereits: Jahresabschlüsse und unterjährige Controlling-Auswertungen werden immer schneller fertiggestellt. Das wird häufig von den Kapitalgebern gefordert. Das Ziel von Fast-Close-Projekten besteht somit darin, die Effizienz der Berichtsprozesse zu erhöhen. Dadurch wird der zeitliche Aufwand für die unterjährige Erstellung oder die Jahreserstellung reduziert, ohne dass die Berichtsqualität leidet.

Nicht länger im Trüben fischen!

Börsennotierte Unternehmen legen bereits Ende März mit dem Jahresabschluss des Vorjahres die für Analysen und Entscheidungen so wichtigen endgültigen IST-Zahlen vor. Auch die Steuerbelastung steht bereits eindeutig fest. Im Mittelstand kann es sogar vorkommen, dass im März erst der Jahresabschluss des Vor-Vorjahres vorliegt. Zwölf Monate also, in denen ohne Kenntnis aller Effekte wie der endgültigen Steuerbelastung Entscheidungen auf einer vorläufigen Basis getroffen werden. Mit der Einführung eines sog. Fast Closes (wörtlich „schneller Abschluss“) können Sie diese Zeitspanne reduzieren. Der Fast Close liefert Ihnen zudem eine bessere Qualität der Zahlenbasis sowie eine Komplexitätsreduktion, da sich alle Beteiligten nicht mehr fünfzehn Monate mit der „Aufarbeitung“ der Vergangenheit befassen müssen.

Wesen und Umsetzung des Fast-Close-Abschlusses

Im Kern geht es um die Einführung oder den Ausbau des Monatsabschlusses. Dazu ist der Jahresabschluss in kleine Arbeitspakete zu zerlegen, von denen möglichst viele vom Jahresende in den laufenden Monat vorverlegt werden. Im Idealfall ist der Jahresabschluss dann „nur noch“ der Monatsabschluss Dezember. Doch wie gelingt die Umsetzung?

Gezielte Maßnahmen für den Mittelstand

Gezielte, mittelstandsgerechte Maßnahmen helfen Unternehmen, das Thema Jahresabschluss schneller zu bearbeiten. Einige Beispiele:

• Zur Entlastung zum Geschäftsjahreswechsel sollten Sie zunächst Aktivitäten im zulässigen Rahmen vor- oder nachverlagern (z. B. Durchführung der Inventur oder Einholung von Saldenbestätigungen).
• Typische Jahresabschlussbuchungen können Sie bereits im Monatsabschluss vornehmen, um den Erfassungs- und Abstimmungsaufwand beim Jahresabschluss zu reduzieren. Beispiel: eine Soforterfassung der Anlagen, mit welcher bei Verbuchung der Eingangsrechnung die Aktivierung vorgenommen werden kann.
• Rechnungsabgrenzungen können Sie vermeiden, indem Sie bspw. eine Angleichung der entsprechenden Zeitverträge eines Geschäftsjahres vornehmen.
• Überdenken Sie interne Prozesse und verändern Sie diese gegebenenfalls. Mitunter befinden sich z. B. Eingangsrechnungen zur Prüfung und Freigabe in unterschiedlichen Abteilungen, ohne eine Vorgabe von Bearbeitungszeiten. Die Folge ist ein unnötiges Liegenbleiben dieser Rechnungen, was zum Verlust von Skonti führt. Ein durchgängiger, standardisierter Workflow der Rechnungsprüfung, in dem auch Sonderfälle erfasst sind, schafft schnell zeitliche Vorteile.
• Erfassen Sie Vorräte monatlich oder quartalsweise durch ein vereinfachtes oder sogar automatisiertes Bewerten der Bestände. So können Sie aktuelle Werte im Monatsabschluss ausweisen und die Jahresinventur weiter beschleunigen.
• Im gleichen Rhythmus sollten Sie wesentliche Rückstellungen bilden, bspw. für Urlaub oder Überstunden. Hier kann eine automatische Verbindung zur Lohnbuchführung hilfreich sein.
• Und schließlich gilt es die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer neu zu organisieren. Offene Fragen sind bereits unterjährig abzuarbeiten, entsprechende Service-Level-Agreements regeln dazu den für beide Seiten verbindlichen Zeitrahmen und die auszutauschenden Arbeitsergebnisse.

Für eine wirksame und mittelstandstaugliche Einführung eines Fast Closes bedarf es einer Projektplanung, in welche alle betroffenen Mitarbeiter eingebunden werden. Die Einzelprozesse können dabei z. B. durch schlagkräftige Checklisten bei den jeweiligen Mitarbeitern festgelegt werden.