Artikel erschienen am 17.01.2016
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Digitale Buchführung

Scannen – Zwang oder Nutzen?

Von Andreas Deumeland, Braunschweig

Die Arbeitswelt ist längst digital geprägt. PCs, Laptops und Smartphones sind synchronisiert und über Internet/Cloud Computing wird beim Kunden, im Home Office oder in Arbeitsinseln im Unternehmen völlig flexibel, aber immer verbunden, gearbeitet. Themen wie das papierlose Büro scheinen „alte Kamellen“, aber nur vermeintlich, weil sie zwar bei den Großen, aber noch lange nicht in der Breite umgesetzt und Standard.

Die Digitalisierung schreitet voran

Auch die Finanzverwaltung zieht nach. Elster, noch freiwillig, für die Ein­kommen­steuer­pflich­tigen, ins­be­sondere aber die elek­tronische Über­mitt­lungs­pflicht für Bilanzen, Ein­nahme-Über­schuss-Rechnungen und die betrieblichen Steuern, ist umgesetzt.

Der Leiter der Bundes­finanz­akademie sagte öffentlich: „Wir verlangen ja nicht mehr Daten, wir nutzen sie nur effizienter, schneller und zielgenauer.“ Das stimmt zwar nicht ganz, weil Daten z. T. wesentlich unterteilter und auch zusätzlich übertragen werden müssen, aber im Grunde hat er Recht: Die Finanzverwaltung wechselt im Kern nur von manueller Einzelbearbeitung zu maschineller Auswertung der Datenflut. Logische Konsequenz sind schnellere, detailliertere Auswertungen der Finanzverwaltung für den Finanzbeamten, was er sich doch genauer ansehen sollte. Wenn die Daten in Kürze über mehrere Jahre vorliegen, wird die Analysesoftware der Finanzverwaltung (RMS – Risikomanagementsystem Veranlagung 2.0) jede Abweichung in den einzelnen Umsätzen und Kosten finden und Trends bei Umsätzen und Kosten in Kurven bzw. Grafiken umsetzen, sodass die Bearbeiter auf einen Blick und ohne manuelle Vorarbeiten jegliche Veränderung leicht sehen. Eine gewaltige, aber völlig legitime Umstellung. Niemand hat einen Anspruch darauf, dass das Gegenüber weiter „altmodisch“ arbeitet.

Nun macht die Finanzverwaltung den nächsten Schritt. In einem Erlass, der nur die Finanzbeamten bindet, nicht aber die Steuerpflichtigen, „wünscht“ sich die Finanzverwaltung deutlich erweiterte Mitarbeit der Buchführungspflichtigen. Diese sollen, selbst oder durch ihre Steuerberater, die Belege/Rechnungen mit dem Buchungssatz elektronisch verbinden. Das Ziel aus Sicht der Finanzverwaltung ist klar: Ein Prüfer kann dann in Sekunden die jeweiligen Belege einsehen und muss sich nicht durch Berge von Ordnern quälen. Die Prüfungen werden schneller, die Anzahl der Prüfungen je Prüfer wird deutlich ansteigen. Für die Verwaltung eine deutliche Verbesserung.

Was bedeutet das für den Steuerpflichtigen?

Der Steuerpflichtige hat seine Belege zeitnah und geordnet zu erfassen und Belegsicherung zu gewährleisten. Wie dies im Detail auszulegen ist, wird in Zukunft intensiv diskutiert werden.

Steuerpflichtige, die den „Wunsch“ der Finanzverwaltung nicht erfüllen wollen, sollen in Zukunft aber zusätzliche Anforderungen erfüllen, die im Moment nur noch als altmodisch und überholt angesehen werden. Die Finanzverwaltung verlangt nun für die sog. Belegsicherung, dass Belege innerhalb von 10 Tagen gebucht (elektronisch erfasst) werden – 10 Tage nach Eingang, nicht nach Monatsende und schon gar nicht nach Ende des Folgemonats, wie im Moment üblich. Da dies nur durch Eigenbuchhaltung zu erfüllen ist, soll das für alle anderen bedeuten, dass sie alternativ

  • alle Belege innerhalb von 10 Tagen geordnet und nummeriert ablegen sollen (Ordner),
  • Wareneingangs- und -ausgangsbücher wieder laufend führen sollen
  • und Kontierung und Buchungsdatum wieder manuell auf dem Beleg notiert werden sollen.

Das bedeutet im Einzelnen kleine, in der Summe aber wesentliche Zusatzarbeit, die Eigen- oder Fremdkosten auslöst, wenn den „Wünschen“ der Verwaltung gefolgt werden soll. Diskussionen mit den Prüfern „zur Motivation der Steuerpflichtigen“ sind zu erwarten. Verstöße gegen die „Wünsche“ könnten als Verstoß gegen eine ordnungsgemäße Buchführung interpretiert werden, der dann nach Auffassung der Finanzverwaltung zur Schätzung berechtigen könnte. Streitfälle mit folgenden Gerichtsentscheidungen in Musterfällen werden die Rechtslage nach und nach klären.

Die Auflagen der Finanzverwaltung für die Kassenführung und tägliche Abrechnung bleiben bestehen. Sie sind weitgehend gerichtsfest und sollten unbedingt beachtet werden.

Macht die freiwillige Befolgung der „Wünsche“ Sinn?

Die großen Rechenzentren, DATEV, Eurodata und andere, bieten anerkannte Verfahren zum Einscannen von Belegen, die einfach zu handhaben sind und sicher speichern. Für den Steuerpflichtigen können sich folgende Vorteile ergeben:

  • keine „Pendelordner“ zu sortieren
  • Belege sind nach dem Scannen frei verfügbar, nicht zeitweise außer Haus
  • kein Transfer der Pendelordner hin und zurück
  • keine dauerhafte Aufbewahrungspflicht der Papierbelege (nur Urkunden/Verträge/…) bei ordnungsgemäßer Speicherung
  • kein Massentransport der Belege aus 3 oder 4 Jahren bei Prüfungen
  • alle Belege sind in der Datenbank gespeichert, leicht vom Unternehmer zu finden, auch unterwegs
  • analog können alle BWAs, Lohndaten, Abschlüsse zusätzlich in der Datenbank einsehbar sein
  • ein elektronisches Kassenbuch (wie Excel leicht bedienbar) ist integriert

Zudem lassen sich Mehrkosten aus den neuen Auflagen für die Steuer­pflich­tigen vermeiden. Das System zum Scannen und Speichern der Unter­lagen selbst sollte gegen geringfügige Mehr­kosten je nach Daten­volumen von den Beratern zur Verfügung gestellt werden. Erfahrene Berater richten den Scanner fertig ein und erläutern auch die wirklich einfache Anwendung (wenige Tasten). Was bleibt dann noch für den Unter­nehmer zu tun?

Mindestens 1 x je Woche alle Belege einscannen – im Stapel, je nach Größe der Belege – und die Kasse wie bisher manuell oder im gleichen System elektronisch weiter führen. Den Rest erledigt der Berater. Sie können danach tatsächlich das papierlose Büro haben, in jedem Fall aber deutlich weniger Unterlagen, deutlich mehr Ordnung und in der Regel deutlich weniger Zeitaufwand mit Sortieren und Zusammenstellen der Unterlagen.

Dem zweiten Teil der Ausführungen ist unschwer zu entnehmen, dass es durchaus empfehlenswert sein kann, einem „Wunsch“ mit Drohpotenzial zu folgen, weil es einfach andere, eigene Vorteile gibt, selbst wenn man sich nicht gern zu etwas zwingen lässt.

Wie könnte es mit der Digitalisierung weitergehen?

Der Weg ist klar. Das meiste ist schon auf dem Weg und fehlende Reste werden folgen. Das Thema Datensicherheit bei der Finanzverwaltung ist sicherzustellen und der Umfang der „Datensammlung“ bleibt zu beobachten. Wenn schon der Präsident des Bundesfinanzhofes den Umfang der Datensammlung und deren Zugriffsschutz gegen Dritte öffentlich zur Diskussion stellt, wird dies sicher weiter kritisch von der Öffentlichkeit verfolgt.

Foto: Panthermedia/maxkabakov

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