Effektive Maßnahmen zur DSGVO-Compliance
Warum ein externer Datenschutzbeauftragter sinnvoll sein kann – obwohl er nicht immer zwingend erforderlich ist
Von Achim Barth, Winterbach
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Risikoanalyse, Auswirkungsabschätzung und mehr: DSGVO-Konformität in der Praxis
Obwohl die DSGVO bereits seit 2018 in Kraft ist, sind Begriffe wie Risikoanalyse, Auswirkungsabschätzung, Verarbeitungsverzeichnisse und Betroffenenrechte für viele Unternehmer immer noch unklar. Datenschutz bleibt für die meisten Verantwortlichen ein komplexes Thema, das ständig im Hintergrund lauert und Bußgelder drohen lässt. Als Laie fehlt oft das Verständnis, die Expertise und die Zeit, um die eigenen Unternehmensprozesse ständig auf DSGVO-Konformität zu überprüfen. Doch unabhängig davon, ob es sich um Mitarbeiter, Kunden, Dienstleister oder andere Interessengruppen handelt, das System zum Schutz personenbezogener Daten muss zuverlässig funktionieren.
Effektive Strategien zur Bewältigung der DSGVO-Herausforderung
Unternehmen gehen auf unterschiedliche Weisen mit dieser Herausforderung um. Einige ignorieren die Anforderungen so lange wie möglich und hoffen auf das Beste, während andere viel Geld in teure Software und IT-Lösungen investieren, um das Problem schnell zu lösen. Beide Ansätze bergen Risiken. Wer sich nicht angemessen um den vorgeschriebenen Datenschutz kümmert, riskiert hohe Bußgelder. Wer hingegen überschüssige Ressourcen verschwendet und unnötige Maßnahmen ergreift, macht sich ebenfalls verwundbar. Wie können Unternehmer also am besten mit dem DSGVO-Monster umgehen?
Der Nutzen eines externen Datenschutzberaters
Die effektivste Lösung besteht darin, einen externen Datenschutzberater hinzuzuziehen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, in denen mehr als 20 Personen regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten. Die Wahl besteht darin, einen Experten zu ernennen oder selbst für die Einhaltung der DSGVO zu sorgen. Die gesetzlichen Anforderungen gelten für Unternehmen jeder Größe. Wenn der Geschäftsführer keinen Datenschutzbeauftragten benennen möchte, muss er sicherstellen, dass alles ordnungsgemäß umgesetzt wird. Dies birgt jedoch viele Herausforderungen.
Die vielfältigen Vorteile eines externen Datenschutzberaters
Der externe Datenschutzberater bringt eine Fülle von Vorteilen mit sich. Das Wichtigste ist, dass er sich in diesem Bereich auskennt und den Unternehmen das Leben erleichtert. Er rationalisiert Prozesse und spart dem Unternehmen damit Geld. Ein Experte kann geschickt mit Datenschutzbehörden verhandeln und kritische Situationen bewältigen. Er hält sich stets über rechtliche und technische Entwicklungen auf dem Laufenden und hilft dem Unternehmen, technisch auf dem neuesten Stand zu bleiben. Er fördert Innovationen und Digitalisierung und stärkt so die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Kurz gesagt, der externe Berater kann das DSGVO-Monster für den Unternehmer zähmen. Wer keinen Profi ernannt hat, riskiert bei einem Vorfall nicht nur finanzielle Verluste, sondern auch Imageprobleme, da Verstöße gegen die DSGVO mit hohen Bußgeldern geahndet werden können.
Die Rolle des Datenschutzberaters
Die Datenschutz-Grundverordnung kann erschreckend wirken, da sie oft keine konkreten Umsetzungshinweise enthält. Die gesetzlichen Bestimmungen sind oft vage formuliert, und es fehlen klare Anleitungen für bestimmte Situationen. Ein Datenschutzexperte beginnt daher damit, die spezifischen gesetzlichen Anforderungen für das jeweilige Unternehmen zu ermitteln. Er prüft, welche Gesetze neben der DSGVO gelten, welche Urteile als Orientierung dienen können und was die Aufsichtsbehörden derzeit überwachen. Gleichzeitig informiert er die Mitarbeiter und beantwortet Fragen.
Die praktische Umsetzung der DSGVO
In einem nächsten Schritt geht es um die praktische Umsetzung. Ein Datenschutzberater berät alle Beteiligten bei der Umsetzung und liefert den konkreten Leitfaden, der in der DSGVO fehlt. Er erläutert, wie Prozesse zum Schutz personenbezogener Informationen integriert werden können und ob sie rechtmäßig sind. Er überwacht, ob definierte Prozesse und Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden und berücksichtigt das Risiko für Betroffene. Ein kompetenter Berater sorgt dafür, dass alle Strategien ihren Zweck erfüllen, die Wege und Aufgaben transparent sind und jeder Mitarbeiter versteht, worum es geht. Gleichzeitig belastet er das Tagesgeschäft des Unternehmens so wenig wie möglich. Dadurch bietet er den Verantwortlichen Sicherheit und unterstützt überforderte Teams. Auch regelmäßige Schulungen können von einem Profi durchgeführt werden, der die Inhalte an die internen Systeme anpasst.
Die Verantwortung bleibt beim Unternehmer
Der externe Datenschutzberater setzt den Datenschutz nicht selbst um, sondern sorgt dafür, dass der Unternehmer und sein Team wissen, was zu tun ist. Die endgültige Verantwortung liegt immer beim Geschäftsführer, Vorstand oder Inhaber. Dies gilt auch für Datenschutzverstöße oder Pannen. Daher ist eine interne Lösung im Alleingang ein riskanter Ansatz. Datenschutz, IT-Sicherheit und digitale Prozesse sind komplexe Themen, die für Unerfahrene auch bei bester Absicht oft ein ungelöstes Rätsel bleiben. Hochqualifizierte Datenschutzexperten haben stets die neuesten Entwicklungen im Blick, informieren sich fortlaufend über rechtliche und technische Änderungen und halten die Systeme auf dem aktuellen Stand. Interne Mitarbeiter können dies in der Regel nur bedingt erfüllen, da sie den Großteil ihrer Zeit anderen Aufgaben widmen. Datenschutz bleibt bei ihnen oft auf der Strecke. Ein externer Profi hingegen verfügt über die erforderliche Expertise und Erfahrung im Umgang mit Behörden. Ungeschickte Kommunikation kann kritische Situationen verschlimmern. Ein externer Datenschutzberater kennt die spezifischen Anforderungen des technischen Datenschutzes und kann diese an die Bedürfnisse der jeweiligen Branche anpassen. Er steht täglich in Kontakt mit den Behörden und weiß, wie erhitze Gemüter beruhigt werden können, falls es zu einer Panne kommt. All dies zähmt das Bürokratiemonster und minimiert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Bußgeldern erheblich.
