Digital CFO-Service die Zukunft des Controllings!

Service-Seiten: Guten Tag Herr Latsch und Herr Manegold.
IMB: Guten Tag.

Service-Seiten: Sie haben in den vergangenen Wochen von Ihrem neuen „Digital CFO-Service“ berichtet, woraufhin sich viele interessierte Kunden und Netzwerkpartner bei Ihnen gemeldet haben.

Daniel Manegold: Ja, unser Schreiben sowie die geführten Gespräche hatten eine äußerst positive Resonanz.

Service-Seiten: Das hat uns dazu veranlasst einmal genauer nachzuhaken. Worum geht es bei dem „Digital CFO-Service“? Was kann man sich darunter vorstellen?

Andreas Latsch: Bei dem „Digital CFO-Service“ handelt es sich um eine Dienstleistung, die unsere Kunden in Ergänzung zu unseren anderen Controllingaktivitäten in Anspruch nehmen können.

Seit Jahren bieten wir interessierten mittelständischen Betrieben die Möglichkeit, ein datenbankbasiertes Planungs- und Controllingtool über uns zu erwerben und bei sich im Unternehmen einzurichten. Wir helfen, die richtige Software-Variante herauszufinden und unterstützen bei der Einrichtung der Software im Unternehmen sowie bei den ersten „Gehversuchen“ im Umgang mit dem Tool. Dazu gehören neben Schulungen auch die Durchführung einer ersten Planungserstellung, um gemeinsam am konkreten Thema den Umgang mit dem System zu lernen.

Über die Jahre haben wir festgestellt, dass mittelständische Unternehmen ab einer bestimmten Größenordnung und einem entsprechenden Organisationsgrad sehr von diesem Planungstool profitieren. Der Grund ist, dass in diesen Betrieben i.d.R. eine hausinterne, qualifizierte Buchhaltungs- und Controllingabteilung besteht, die mit dem Tool die Effizienz, Schnelligkeit und Transparenz des Berichtswesens professionalisieren.

Daniel Manegold: Gleichzeitig ist aber auch sehr deutlich geworden, dass kleinere Einheiten, und gerade Unternehmen in der Wachstumsphase, vielfach diese notwendigen Rahmenbedingungen nicht erfüllen. Oft ist die Buchhaltung an den Steuerberater ausgelagert oder aber mit der hohen Anzahl an Buchungsfällen ausgelastet bzw. überlastet. Gerade bei schnell wachsenden Betrieben treten immer wieder Fehlbuchungen, Falschbewertungen von teilfertigen Leistungen oder Beständen sowie die unvollständige Buchung von offenen Posten auf. Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen stehen daher häufig erst mit einem Zeitversatz von mehreren Wochen zur Verfügung. Zeitnahe Entscheidungen zur Steuerung des Betriebes sind im Grunde gar nicht fundiert möglich. Und vor allem: der klare Blick auf die Liquiditätssituation fehlt. Konnten die Unternehmen vor der Corona- und Ukrainekrise mit dieser Wissenslücke trotzdem agieren und ihrem Geschäftsbetrieb nachgehen, hat sich diese Situation in den letzten 2 - 3 Jahren drastisch geändert.

Service-Seiten: Was genau meinen Sie damit?

Andreas Latsch: Die gestiegenen Preise für Energie erhöhen die Produktionskosten. Vielfach ist es kaum, meistens verspätet, oder gar nicht möglich, Verkaufspreise anzupassen. Aufgrund von Lieferkettenproblemen können Produkte oder Projekte nicht wie ursprünglich angedacht ausgeliefert und berechnet werden. Im Zusammenhang mit Investitionen werden die geplanten Budgets regelmäßig übertroffen. Ein entsprechender Finanzierungsrahmen fehlt. Alles in allem führt das dazu, dass sich neben der negativen Beeinflussung der Ertragslage auch die Liquiditätssituation dramatisch – und vor allem rasend schnell – verschlechtert.

Daniel Manegold: Und genau hier beginnt eine für das Unternehmen existenzgefährdende Situation! Mangels zuverlässiger Zahlen ist eine klare Einschätzung der aktuellen Lage und ein darauf basierendes, planvolles und sicherndes Handeln nicht mehr möglich! Der entscheidende Faktor hierbei ist, neben der fehlenden Transparenz, die nicht mehr zur Verfügung stehende Zeit. Zeit, um positive Änderungen durchzusetzen und vor allem die daraus entstehenden Effekte im Betrieb vereinnahmen zu können, um doch noch mit einem „blauen Auge“ davon zu kommen.

Service-Seiten: Wie genau soll Ihre Dienstleistung des „Digital CFO-Service“ hier helfen?

Daniel Manegold: Das oberste Ziel ist es, regelmäßig fundierte Daten aus dem Rechnungswesen zu erhalten, um diese in ein leistungsfähiges Berichtswesen einzubinden, damit die Entscheider wissen, wie es um die finanzwirtschaftliche Situation im Betrieb steht. Wie hoch ist das Betriebsergebnis, wie viel Liquidität ist da – und noch viel wichtiger – wird benötigt?! Denn mit diesem Wissen kann rechtzeitig auf die Hausbanken zugegangen werden, um gemeinsam Lösungen zu entwickeln.

Service-Seiten: Welche Aufgaben übernehmen Sie im Rahmen dieser Dienstleistung?

Andreas Latsch: Ein Projekt in diesem Arbeitsfeld beginnt mit einem Parallelprozess. Dieser bezieht sich zum einen auf die Analyse der vorhandenen Buchhaltung, der verwendeten Strukturen darin und vor allem der Umgang mit für den Betrieb wesentlichen Erfolgsfaktoren. Wie werden z.B. die teilfertigen Leistungen bewertet und dann in das Rechnungswesen integriert? Werden in einem Handelsunternehmen die Bestandsveränderungen unterjährig laufend erfasst? Fragestellungen, die vielfach auch eine Schnittstelle zu Datenbanksystemen im Betrieb haben und daher übergeordnet organisiert werden müssen, um überhaupt in der Buchhaltung verarbeitet werden zu können.

Daniel Manegold: Parallel zu der Untersuchung der Buchhaltung wird zum anderen eine integrierte Unternehmensplanung erstellt. Die Besonderheiten des Geschäftsmodells sind dabei in einem ersten Schritt herauszuarbeiten und dann in Teilplanungen abzubilden, um schließlich das Ganze in das Planungstool zu überführen. Die Verbindung der beiden Parallelschritte wird über den dritten Arbeitsschritt, die einzurichtende Schnittstelle, geschaffen. Hierdurch wird es möglich, die Finanzdaten aus der Buchhaltung in das Planungstool einzulesen. Somit sind beide Datenwelten, die Plan- sowie die Ist-Werte, in einem System vorhanden und können damit ausgewertet und in Form einer Hochrechnung miteinander verbunden werden.

Andreas Latsch: Grundsätzlich ist eine Hochrechnung bis zum Geschäftsjahresende auf der Ergebnis-, Bilanz- und vor allem der Liquiditätsebene immer wichtig. Gerade eine aktuelle Übersicht über die Veränderung bei den verfügbaren Geldmitteln zu haben ist maximal wichtig, um ggfs. rechtzeitig mit Kapitalgebern sprechen zu können oder andere Finanzierungsinstrumente zu organisieren.

Daniel Manegold: Um all diese Informationen für den Kunden verfügbar zu machen, wird mittels eines Business-Intelligence-Systems ein Link bereitgestellt, um jederzeit von überall auf das vollständig entwickelte Berichtswesen zugreifen zu können. Die letzte Phase in diesem laufenden Prozess besteht dann in einem regelmäßigen, persönlichen Auswertungsgespräch. Denn hierdurch wird noch einmal gemeinsam darüber nachgedacht, was bislang passiert ist und wie sinnvollerweise bei entstandenem Handlungsbedarf vorgegangen wird. Das Einlesen, Auswerten und Besprechen der laufenden betriebswirtschaftlichen Entwicklung wird dann monatlich durchgeführt, um auch wirklich immer „up-to-date“ zu sein!

Service-Seiten: Gut, ich denke ich habe den Inhalt und Ablauf verstanden. Aber worin genau liegt der Vorteil für den Kunden? Ein mittelständisches Unternehmen sollte doch bereits ein Controlling haben.
Andreas Latsch: Ja, das stimmt. Jedes Unternehmen sollte eigentlich eine Art Controlling haben. In kleinen und mittelständischen Unternehmen übernimmt die Aufgaben des Controllings oft die Buchhaltung oder die Geschäftsführung. Hier ist jedoch zumeist das operative Tagesgeschäft gerade in diesen Unternehmensgrößen so intensiv, dass ein „sich herausziehen“ oft schwer oder gar nicht gelingt. Genau hier kann unser Digital CFO das Unternehmen und die handelnden Personen deutlich entlasten und mit unserem langjährigen Know-how zusätzliche Impulse liefern.

Daniel Manegold: Hinzu kommt das unser „Digital CFO“ deutlich preiswerter ist, als diese Aufgaben selbst in dem notwendigen Umfang einzurichten. Es wird kein zusätzliches Personal benötigt, was aktuell sowieso schwer zu finden ist und wenn es gefunden wird, dann die Fixkosten bemerkenswert erhöht. Und auch ein neues Software-Tool muss nicht angeschafft werden, in welches man sich erst einmal einarbeiten muss. Dieses kostet Zeit und ich bin erst später in der Lage, das Berichtswesen wirklich nutzen zu können.

Service-Seiten: Neben diesen geschilderten Aspekten ist noch eine sehr wichtige, rechtliche Veränderung in 2021 in Kraft getreten. Auch hierfür ist ein Controllingsystem von sehr hoher Bedeutung. Können Sie mir diesen Aspekt noch einmal erläutern?

Andreas Latsch: Das ist vollkommen richtig! Seit dem 01.01.2021 gilt in Deutschland das Gesetz über den Stabilisierungs- und Restrukturierungsrahmen für Unternehmen, kurz StaRUG. Die Geschäftsführer von juristischen Personen haben laut Gesetz nun die Pflicht, Entwicklungen zu überwachen, die den Fortbestand der juristischen Person gefährden könnten. Dazu muss von der Geschäftsführung ein Krisenfrüherkennungssystem errichtet werden, das laufend die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens überprüft.

Daniel Manegold: Hierbei ist die Liquiditätsplanung des Unternehmens für den Zeitraum von 24 Monaten von elementarer Bedeutung. Im Falle des Nichtvorliegens eines solchen Krisenfrüherkennungssystems, ist der Insolvenzverwalter bei gescheiterter Restrukturierung verpflichtet, Haftungsansprüche der Gläubiger gegen den Geschäftsführer zu prüfen und geltend zu machen. Und hier kommt unser „Digital CFO“ ins Spiel, denn die von uns angebotene integrierte Finanzplanung stellt genau diesen eingeforderten Aspekt dar. Somit haben kleine und mittlere Unternehmen ein komplettes Risikofrüherkennungssystem zur Verfügung, welches rechtlich eingefordert wird. Einfach alles aus einer Hand – klare Lösungen, die schnell zur Verfügung stehen!

Service-Seiten: Ich denke, Sie konnten mir ein gutes Bild Ihres „Digital CFO-Service“ vermitteln. Vielen Dank für das Gespräch.