Artikel erschienen am 20.01.2015
E-Paper

Zahlungsverkehr im Wandel

Welche Vorteile bietet das Electronic Banking?

Von Christian Okun, Hamburg | Sarah-Christin Schlamann, Hamburg

Die Nutzungsmöglichkeiten elektronischer Bankdienstleistungen entwickeln sich in ständiger Beschleunigung. Für viele Unternehmen und Unternehmer ist es schwierig, beim Thema „elek­tronischer Zahlungsverkehr“ den Überblick zu behalten. Dabei gibt es für jedes Unternehmen passgenaue Lösungen, um die eigenen Anforderungen im Bereich Zahlungsverkehr auf dem elektronischen Weg umzusetzen, zu vereinfachen und Kosten zu sparen. Die beleghafte Überweisung ist nicht mehr zeitgemäß, da elektronische Übertragungsverfahren sowohl unter Effektivitäts- als auch Sicherheitsaspekten seit vielen Jahren überzeugen.

Die Anforderungen an ein Unternehmen für schnelle, sichere und reibungslose Zahlungsvorgänge werden immer komplexer. Oft läuft der Zahlungsverkehr in verschiedenen Bereichen und auch an verschiedenen Orten ab – zeitaufwendig und kostenintensiv. Die Anbindung an die im Unternehmen genutzten Anwendungssysteme ist dabei obligatorisch. Der Unternehmensverantwortliche muss wichtige Fragen klären, wie z. B.:

  • Kann ich auch auf Geschäftsreisen den Überblick über die Finanzen im Unternehmen behalten?
  • Ist es möglich, dass immer zwei Personen die Freigabe von Zahlungen bewirken?
  • Welches Verfahren ist das sicherste und wie werden interne Sicherheitsstandards eingehalten?
  • Wir nutzen ein externes Anwendungssystem; wie versende ich die Zahlungen daraus zur Bank?
  • Wie wird mein Steuerberater effektiv in meine Abläufe eingebunden?

Viele Geschäftsführer möchten dabei selbst den Überblick über die aktuelle finanzielle Lage im Unternehmen behalten. Über den Online-Zugang im Internet ist es weltweit möglich, sich schnell und einfach einen Überblick zu verschaffen. Einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung und eigene persönliche Zugangsdaten. So lassen sich Kontotransaktionen in Echtzeit betrachten und nachvollziehen. Das Thema Sicherheit bei der Datenübertragung ist dabei unbedingt zu beachten. Zunächst aber sollten die Vollmachten in einem Unternehmen sowohl für Bearbeitungen als auch Freigaben eindeutig geregelt sein.

Gilt das sog. „Vier-Augen-Prinzip“, bei dem zwei Personen gemeinsam den Zahlungsverkehr abwickeln, ist es sinnvoll, mit verschiedenen Vollmachten zu arbeiten. Dies ist auch für den unvorhergesehenen Vertretungsfall wichtig. Es gilt klar zu definieren, wer im Unternehmen nur Einsicht auf die Konten nehmen soll, wer Eingaben tätigen und wer wirklich Zahlungen freigeben darf. Die Kompetenzvorgaben lassen sich sowohl über einfache Internetzugänge als auch über Zahlungsverkehrsprogramme umsetzen.

Ein wichtiger Punkt ist das Thema Sicherheit bei der Datenübertragung

Die Möglichkeiten haben sich aufgrund des technischen Wandels in den letzten Jahren positiv entwickelt. Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Übertragungsverfahren: PIN/TAN, HBCI und EBICS.

Mit papierhaften TAN-Listen bestand in der Vergangenheit die Gefahr, dass vorgedruckte Transaktionsnummern (TANs) gestohlen werden konnten. Deshalb ist es wichtig, TANs pro Zahlungsvorgang individuell zu erzeugen. Notwendig sind dafür lediglich eine EC-Karte und ein sog. TAN-Generator in Visitenkartengröße, der eine individuelle TAN elektronisch erzeugt. Alternativ kann eine TAN auch an ein Mobilfunkgerät versendet werden. Jeder Kunde gewährleistet mit der Einwahl über seine PIN und die Zahlungsfreigabe mittels jeweils erzeugter und übersandter TAN ein großes Maß an Sicherheit. Durch die Nutzung des beschriebenen Übertragungsverfahrens PIN/TAN lassen sich Zahlungen sicher verschlüsselt an die Bank übertragen.

Bei Nutzung einer Zahlungsverkehrssoftware erfolgt die Legitimation durch eine HBCI-Schlüsseldatei, bei der ein persönlicher Schlüssel auf einem externen Speichermedium (z. B. USB-Stick, Chipkarte) erzeugt wird, um Zahlungen freizugeben und verschlüsselt zu übertragen. HBCI (Homebanking Computer Interface) ist ein standardisierter Vorgang, der von vielen Banken angeboten wird und der es ermöglicht, Konten bei verschiedenen Banken über ein Zahlungsverkehrssystem abzubilden. Die Verschlüsselung ist nur dem Kunden und der Bank bekannt und wird bei der Freigabe nicht mit übertragen. Eine Entschlüsselung der Dateien durch Dritte kann so verhindert werden.

Eine weitere Möglichkeit ist das Übertragungsverfahren EBICS

EBICS steht hierbei für „Electronic Banking Internet Communication Standard“ und ist ein standardisiertes Übertragungsverfahren, das ebenfalls von vielen Banken genutzt wird. Wie beim HBCI-Verfahren wird ein persönlicher Schlüssel zur Legitimation auf einem externen Speichermedium erzeugt. Dieses Übertragungsverfahren eignet sich vor allem für Massenzahlungen (z. B. Lastschrifteinzüge bei Mieten, Gehaltszahlungen, viele kleinteilige Rechnungen), da im Gegensatz zum HBCI-Verfahren eine größere Datenmenge verarbeitet werden kann. Welches der beiden Verfahren den besseren Nutzen für das Unternehmen erzielt, analysiert der Fachberater in einer detaillierten Einzelfallbetrachtung.

Viele Unternehmen arbeiten mit einem eigenen Warenwirtschaftssystem, über das der Zahlungsverkehr abgewickelt wird. Oftmals werden dabei Dateien (selbst oder von einem Steuerberater) erzeugt, die nur noch zum Bankrechner übertragen werden müssen. Dafür kann zum einen ein Datei-Upload im Internetbanking genutzt oder die Datei in eine Zahlungsverkehrssoftware übertragen und abgeschickt werden.

Gängige Praxis ist es, den Zahlungsverkehr durch einen Steuerberater bearbeiten und an die Bank übertragen zu lassen. Dabei erfolgt die Freigabe bei der Bank häufig mittels eines Begleitzettels durch einen oder mehrere Bevollmächtigte des Unternehmens. Die Übermittlung per Boten oder Fax wird zunehmend durch die elektronische Freigabe abgelöst. Die Vorteile liegen auf der Hand: Kosten, Übertragungsfehler und schlecht lesbare Unterschriften auf dem Fax lassen sich minimieren und machen die Zahlungen dadurch effektiver, sicherer und kostengünstiger.

In allen Fällen gilt:

Um finanzielle Abwicklungsprozesse kosteneffizient auf dem individuell vorteilhaftesten und sichersten Stand zu halten, ist jedem Unternehmen eine regelmäßige Betrachtung des Zahlungsverkehrs zu empfehlen.

Foto: panthermedia/Gualtiero Boffi

Ähnliche Artikel

Finanzen Steuern Recht

Der nächste Schritt: Vom Zahlungsverkehr zur Digitalisierung

Freitag, 13:47 Uhr. Im Fertigungsprozess des mittelständischen Handwerkbetriebes erkennt das System, dass ein benötigter Werkstoff zur Neige geht. Für die Folgewoche sind bereits Aufträge im System disponiert – dafür wird der Werkstoff nicht reichen. Automatisch wird beim Stammlieferanten eine Bestellung ausgelöst.

Düsseldorf 2019 | Thorsten Quast, Düsseldorf

Finanzen Steuern Recht

SEPA: Der Binnenmarkt fürs Geld kommt

Die Einführung des Euro-Bargeldes (2002) war der Start für das einheitliche Bezahlen im europäischen Binnenmarkt. Mit SEPA (Single Euro Payments Area) werden jetzt auch die bargeldlosen Zahlungen einheitlich gestaltet. Jedes Land verfügte bisher über eigene Modalitäten und Standards, was für fragmentierte Zahlungsverkehrsmärkte sorgte.

Ostwestfalen/Lippe 2013 | Detlef Kropp, Bielefeld