Achtung Finanzamt: Betriebsprüfungen bei gemeinnützigen Körperschaften

Die meisten kleineren und mittelgroßen gemeinnützigen Körperschaften wurden bisher von Betriebs­prüfungen weitestgehend verschont. In den letzten Jahren hat sich jedoch das Vorgehen der Finanzbehörde grundlegend geändert. Aufgrund der vielfältigen Steuervorteile geraten gemeinnützige Organisationen immer häufiger in den Fokus der Finanzverwaltung.

Vielfach erweisen sich bereits die grund­legen­den Fragen als ernsthafter Stolperstein. Verwirklicht die Körper­schaft tatsächlich und unmittelbar die in ihrer Satzung festgelegten gemein­nützigen Zwecke unter der Beachtung des Gebots der Selbst­losigkeit? Gibt es Sach­verhalte im Tages­geschäft, die die Gemein­nützig­keit zwar nicht unmittelbar gefähr­den, trotzdem steuerliche Konse­quenzen mit sich bringen (bspw. Fragen zur Umsatz­steuer)?

Prüfungsanordnung

Mit der Prüfungsanordnung bestimmt die Finanzbehörde den Umfang der Betriebs­prüfung und setzt den Starttermin. Spätestens, wenn die Anordnung Ihre Organisation postalisch erreicht, ist es an der Zeit, sich mit Ihrem steuerlichen Berater zusammenzusetzen. Neben der Durchsicht der Dokumente und der elektronischen Bereitstellung der relevanten Daten sollten vorab die Zuständigkeiten festgelegt und die Aufgaben verteilt werden. Es erweist sich als sinnvoll, an dieser Stelle eine grundlegende Strategie zum Vorgehen zu entwickeln.

Vorbereitung und Strategie

Für die Betriebs­prüfung sollte ein Hauptansprechpartner aus dem Mitarbeiterkreis für den Prüfer festgelegt werden. Dieser ist das wichtigste Bindeglied zwischen der Finanzverwaltung und Ihrer Organisation. Der Haupt­ansprech­partner holt die von der Betriebs­prüfung gewünschten Informationen ein, bündelt diese und ist idealerweise über Zuständigkeiten und den aktuellen Verfahrensstand informiert.

Prüfungsablauf

Den Auftakt bildet die Erstbesprechung. An ihr nehmen sowohl der Prüfer als auch die Hauptauskunftsperson und der steuerliche Berater teil. Der Verlauf und die Dauer der Prüfung hängen im Wesentlichen von der Mit­wirkungs­bereit­schaft der geprüften Organisation ab.

Fragen des Betriebs­prüfers und die Anforderung von Dokumenten sollten grundsätzlich an den Haupt­ansprech­partner gerichtet werden. Bei inhaltlichen Unklarheiten sollten Sie stets Ihren steuerlichen Berater zurate ziehen. Dieser kann die Fragen des Betriebs­prüfers im Hinblick auf ihren steuerlichen Gehalt einordnen. Hierdurch lassen sich zeitliche Verzögerungen aufgrund von Kommuni­kations­problemen sowie Miss­ver­ständ­nisse bei der Herausgabe von Belegen vermeiden. Am Ende der Prüfung erhalten Sie eine Zusammen­fassung der getroffenen Prüfungs­feststellungen, zu denen in der Schluss­besprechung Stellung bezogen wird.

Schlussbesprechung

Die Schlussbesprechung ist die letzte wichtige Verständigung während der Betriebs­prüfung, bevor der Schlussbericht erstellt wird. Diese sollte gründlich vorbereitet werden. Gibt es Doku­mentationen, Urteile oder andere geeignete Unterlagen, welche die Prüfungs­fest­stellungen zweifelhaft erscheinen lassen oder im besten Fall sogar entkräften können? Ist es möglich, z. B. die Selbstkosten anhand einer geeigneten Kosten­stellen­rechnung zu belegen? Können gesetzlich geforderte Nachweise für die Inanspruchnahme einer Steuerbefreiung erbracht werden?

In vielen Fällen lassen sich durch eine gute Vorbereitung strittige Punkte in der Schluss­besprechung klären oder zumindest in ihrer steuerlichen Auswirkung abmildern. Für den Fall, dass eine Einigung nicht möglich ist, kann eine Klage in Betracht gezogen werden. Unter Abwägung der Erfolgsaussichten kann sich der „Mut zu einer Klage“ am Ende auszahlen.

Fazit

Das kritische Hinterfragen bestehender Vorgehensweisen und die lückenlose Dokumen-tation Ihrer Tätigkeiten spart im Prüfungsfall Zeit und erleichtert Ihrer Organisation den Prüfungsprozess. Ein steuerlicher Berater kann Sie hierbei gezielt unterstützen. Zusätzlich kann er Ihre Organisation bereits im Vorfeld auf mögliche steuerliche Problemfelder prüfen.

Bild: Panthermedia/Alexander Tarasov