Dienstleistungen bei der Anmietung von Büroflächen

Nahezu jedes Unternehmen benötigt sie: Büroflächen. Der Bedarf ist in den vergangenen Jahren durch den wirtschaftlichen Wandel von der Produktions- in die Dienstleistungsgesellschaft kontinuierlich angestiegen. Prognosen gehen für die mittelbare Zukunft davon aus, dass der Bedarf an Büroarbeitsplätzen in Deutschland weiter zunehmen wird. Damit wird die Nachfrage abhängig von der wirtschaftlichen Entwicklung tendenziell hoch bleiben und auf ein begrenztes Angebot treffen.

Rapide sinkende Leerstandsquoten spiegeln diese Entwicklung bereits deutlich wider und erfordern bei den Unternehmen ein Umdenken. Konnten sie sich vor einigen Jahren noch aus einem attraktiven Angebot die für sie besten Flächen aussuchen, so sind heute vorausschauende Strategien für die Sicherung von Büroflächen gefragt. Kurzfristige Anmietungen moderner Flächen mit einer Größe von mehr als 500 m² können nur noch in Ausnahmefällen realisiert werden. Um auf dem Büromarkt erfolgreich agieren zu können, werden umfassende Kenntnisse der lokalen Marktgegebenheiten benötigt. Ansonsten geht man unter Umständen leer aus oder zahlt einen zu hohen Preis!

Die Beobachtung des Büroimmobilienmarktes gehört nicht zu den Kernkompetenzen der meisten Unternehmen, denn sie beschäftigen sich nur im Fünf- bzw. Zehnjahresrhythmus mit dem Markt; nämlich dann, wenn die bestehenden Mietverträge auslaufen. Und plötzlich muss der Unternehmer darüber nachdenken, ob er in der vorhandenen Immobilie bleiben will oder eine Veränderung anstrebt. Diese Überlegungen sollten aber nicht kurzfristig, sondern schon weit vor dem Auslaufen des Mietvertrages angestellt werden. Ausgangspunkt sollte dabei immer die Struktur der Arbeitsprozesse im Unternehmen sein. Nicht die Größe oder die Anzahl der Räume sind für eine optimale Bürofläche der wesentliche Indikator, sondern die strukturelle Konzeption der Fläche, ausgehend von den tatsächlichen Tätigkeiten. Um ein optimales Büroflächenkonzept entwickeln zu können, sollten sich Unternehmen daher zunächst über ihre Arbeitsweisen und Prozesse im Klaren sein und sich Gedanken über ihre Bedürfnisse machen. Nicht jedes Unternehmen wird mit den aktuell angesagten Open-Space-Lösungen glücklich. Vielmehr stehen flexible Grundstrukturen im Vordergrund, die sich bei veränderten Bedingungen anpassen lassen. Aus der Konzeption lässt sich anschließend ein detailliertes Anforderungsprofil für die neue Bürofläche entwickeln. Oftmals kommen die Unternehmen sogar mit weniger Fläche aus als vorher, was die Kosten positiv beeinflusst.

An diesem Punkt stellt sich nun für Unternehmen die Frage, ob es wirklich sinnvoll ist, neue Flächen anzumieten. Eventuell ist es ja besser, eine auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittene Büroimmobilie neu zu bauen. Diese Entscheidung ist von einer Vielzahl von Aspekten abhängig, wird aber im Wesentlichen vom Angebot an adäquaten Mietobjekten, der Größe der benötigten Fläche und den Finanzierungsmöglichkeiten beeinflusst. Bei kleineren Flächen mit weniger als 1 000 m² ist ein Neubau zumeist zu kostenintensiv, bei größeren Flächen muss das vorhandene Angebot geprüft werden. Für das Gros der Marktteilnehmer ist das schwierig, da nur der aktuelle Leerstand transparent ist, was die Auswahl mitunter sehr stark einschränkt. Tatsächlich stehen perspektivisch viel mehr Flächen zur Verfügung, die zum aktuellen Zeitpunkt aber noch vermietet und nicht am Markt bekannt sind.

Der dienstleistungsorientierte Berater für den Büromarkt hat es da einfacher, denn er verfügt über langfristige Marktkenntnisse und beobachtet kontinuierlich den Markt. Daher kann er für den Kunden die geeigneten Standorte identifizieren und mit den Immobilieneigentümern frühzeitig in Kontakt treten. Entspricht der Standort den Erwartungen des Unternehmens und kann in der Immobilie das unternehmensspezifische Büroflächenkonzept umgesetzt werden, sind Verhandlungen über den Mietvertrag unerlässlich. Die Miete ist dabei ein zen­traler, aber nicht der alleinige Maßstab für die Marktüblichkeit. Vielmehr müssen alle Aspekte betrachtet werden, die sich aus der Struktur, der Ausstattung und dem Zustand der Bürofläche in Verbindung mit der Miete, zusätzlichen Kosten und Incentives ergeben. Welche Laufzeiten sind im aktuellen Marktumfeld möglich und günstig? Welche Optionszeiten und Mietanpassungsklauseln sind machbar und sinnvoll? Damit ein für das Unternehmen optimales Ergebnis erzielt werden kann, müssen alle Faktoren im Kontext mit den Marktbedingungen analysiert und bewertet werden. Nur so können in Zeiten der Angebotsknappheit Verhandlungen mit Vermietern auf Augenhöhe geführt werden.

Denn eins ist auch klar: Ein von Mieterseite angebotener langfristiger Mietvertrag ist ein Asset mit einem oftmals siebenstelligen Wert. Da lohnt es sich immer, die eigene Verhandlungsposition durch einen Berater mit dezidierten Marktkennnissen zu verbessern.

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