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Professionelles Facility Management

Von Reinhard Preis, Hannover

Die Immobilien unterliegen einem immer stärker werdenden Kostendruck. Gleichzeitig nehmen die Anforderungen – insbesondere durch die stark zunehmenden gesetzlichen Auflagen in Verbindung mit der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung – ständig zu. Darüber hinaus spielt die Qualität der Immobilie für ein modernes auf die Zukunft ausgerichtetes Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Nur durch ein professionelles Facility Management können die erforderlichen Anforderungen nachhaltig erfüllt und damit die für Ihr Kerngeschäft elementar wichtige Immobilie auf einem zeitgemäßen Niveau gehalten werden.

Ausgangssituation und Ziele

Facility Management (FM) ist ein breit gefächertes Thema und bildet den ganzheitlichen und strategischen Rahmen von Dienstleistungen rund um die Immobilie. Dazu ist die Erfüllung der Eigentümer- und Nutzerbedürfnisse und die Sicherstellung des angestrebten Werterhalts für den Eigentümer wichtig. Durch die aktuelle Energiediskussion gewinnt das FM noch mehr an Bedeutung und zwingt die Verantwortlichen, die in der Gebäudewirtschaft schlummernden Optimierungspotenziale zu erkennen und nachhaltig zu erschließen. Auch das derzeit am Immobilienmanagement-Markt stark in den Fokus gerückte Thema Betreiberverantwortung ist ein wichtiger Bestandteil des FM und muss in allen Facetten beachtet werden.

Zur Erreichung dieser Ziele sollten grundsätzlich die ganzheitliche Betrachtung der Immobilien, der FM-Prozesse, die Neustrukturierung der Objektbewirtschaftung, das rasche Erschließen von Verbesserungspotenzialen und die Nachhaltigkeit der ergriffenen Maßnahmen im Vordergrund stehen.

FM-Datenanalyse und Benchmarking

Für den Einstieg und zur Sicherstellung der Komplettbetrachtung erfolgt zunächst eine Gebäudesubstanzanalyse. Dazu werden vorhandene Unterlagen und Verträge sowie die Abläufe im Rahmen der Objektbewirtschaftung untersucht und bewertet. Da selten Kostentransparenz gegeben ist, besteht häufig die Schwierigkeit, alle relevanten Daten identifizieren zu können. Sinnvoll ist daher eine Bestandsaufnahme und Begutachtung der einzelnen Objekte verbunden mit der Prüfung der betriebs- und verbrauchsgebundenen Kosten.

Zur ersten Standortbestimmung werden die ermittelten Daten in einem Benchmarking-Verfahren verarbeitet. Damit verwertbare Ergebnisse erzielt werden können, müssen diverse Filterkriterien – wie z. B. Bundesland, Objektfläche, Baujahr usw. – bei der verwendeten Software gesetzt werden. Die Ergebnisse haben dann den erforderlichen Genauigkeitsgrad und zeigen sofort die Bereiche auf, in denen Handlungsbedarf besteht. Insbesondere können im energetischen Bereich erste Erkenntnisse für Optimierungen gewonnen werden.

Optimierungsmaßnahmen

Ein nächster logischer Schritt im Gesamtprozess ist die Einleitung der nachhaltigen Optimierungsmaßnahmen. Dazu werden die technischen und infrastrukturellen Dienstleistungen für die Immobilie im Rahmen eines umfangreichen Ausschreibungsprozesses am Markt nachgefragt. Dies kann durch Einzelmarktabfragen oder durch komplexe Ausschreibungen, z. B. zur Vergabe an einen Generaldienstleister, erfolgen. Auf diese Weise können kurzfristig Kosteneinsparungen unter Beibehaltung der gewünschten Servicequalität erzielt werden. In den vergangenen Jahren hat sich hier der internetbasierende Einkauf von Serviceleistungen durchgesetzt. Mit dieser Methode ist eine schnelle, sichere und kostengünstige Abwicklung des Ausschreibungsverfahrens möglich.

Bewährt haben sich Standardausschreibungsunterlagen für operative Bewirtschaftungsdienstleistungen sowie geprüfte Serviceverträge. Insbesondere die Delegation der Betreiberverantwortung auf die potenziellen Dienstleister ist bei dieser Vorgehensweise ausreichend gegeben. Eine Ausschreibung für den Energiebezug kann analog durchgeführt werden.

Fazit

Erfahrungsgemäß ist es absolut sinnvoll, eine Analyse und die darauf aufbauenden Optimierungen des Gebäudemanagements durchzuführen. Durch den gesamten Optimierungsprozess werden für die Einrichtung die Betriebskosten gesenkt, die gewünschte Qualität der Dienstleistungen erreicht, die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung sichergestellt und damit das Betreiberrisiko auf ein Minimum reduziert. Zudem ermöglicht ein werterhaltendes Betreiben der Liegenschaften eine hohe Planungssicherheit bei den zukünftigen Gebäudeunterhaltungskosten.

Foto: panthermedia/Sebastian Duda

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