Steuern 4.0

Machen Sie Ihr Unternehmen mit einem TCMS in einer digitalen Welt rechtssicher!

Von Karin Kutz, Braunschweig | Maximilian Gerdesmann, Braunschweig

Karin Kutz
Steuerberaterin, Fachberaterin für internationales Steuerrecht

Foto: Adobe Stock/ LALAKA

1. Neues zur technischen Sicherheitseinrichtung für Kassensysteme

Seit 2022 ist die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, für elektronische Kassensysteme Pflicht. Sie schützt die Kassentransaktionen vor Manipulation und muss ab dem 01.01.2025 elektronisch an das zuständige Finanzamt gemeldet werden. Die Meldung umfasst sowohl die erstmalige Inbetriebnahme als auch den Austausch oder die Deaktivierung einer TSE und erfolgt entweder über das ELSTER-Portal der Finanzverwaltung oder eine ERiC-Schnittstelle. Die erstmaligen Meldungen für TSE-Systeme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, müssen innerhalb einer Übergangsfrist bis zum 31.07.2025 erfolgen. Für ab dem 01.07.2025 neu angeschaffte elektronische Kassensysteme gilt eine Monatsfrist, innerhalb derer die Anmeldung erfolgen muss. Dies gilt ebenfalls für die ab diesem Zeitpunkt außer Betrieb genommenen Systeme. Die Meldedaten umfassen Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen, Art und Seriennummer der TSE sowie das Anschaffungs- oder Mietdatum der Systeme. Bei jeder Meldung sind alle Kassensysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Meldung zu übermitteln.

Elektronisch aufgezeichnete Kassendaten müssen bei Prüfungen in einem einheitlichen Format (DSFinV-K) vorliegen. Wenn diese Daten nicht korrekt formatiert und gesichert bereitgestellt werden können, gibt eine Neufassung des § 158 AO der Finanzverwaltung das Recht, eine Schätzung vorzunehmen. Ein gut funktionierendes TCMS stellt sicher, dass alle erforderlichen Meldungen zeitgerecht und vollständig erfolgen.

2. E-Rechnung: B2B-Verpflichtungen ab 2025

Ab dem 01.01.2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für alle B2B-Umsätze in Deutschland. Alle Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt elektronische Rechnungen z.B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und archivieren können. Dies gilt auch, ohne dass der Rechnungsempfänger zuvor zugestimmt haben muss.

Bei E-Rechnungen sind ausschließlich die Daten aus dem entsprechend strukturierten Datensatz, nicht aus der Bilddarstellung (z.B. PDF), relevant. Dieser Datensatz muss alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten und zukünftig auf Echtheit, Vollständigkeit und Unversehrtheit geprüft werden. Ist dieser Prozess nicht sauber strukturiert und dokumentiert, besteht kein Anspruch auf Vorsteuerabzug bei Datenverlusten. Nur im PDF-Format archivierte E-Rechnungen können nicht als Nachweis für den Vorsteuerabzug verwendet werden. Um Datenverluste zu vermeiden sind robuste IT-Systeme und eine widerstandsfähige Datenstrategie erforderlich. Auch hier entspricht es der steuerlichen Sorgfaltspflicht, diese in einem TCMS niederzulegen.

3. Verfahrensdokumentation

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sind für alle Unternehmen in Deutschland seit Langem ein unverzichtbarer Leitfaden. Die Verfahrensdokumentation als Kernelement eines TCMS schafft dabei Klarheit: Sie beschreibt detailliert alle Prozesse zur Datenerfassung und -archivierung einschließlich einer technischen Dokumentation. Bei einer Betriebsprüfung können Unternehmen so ihre Systeme und Abläufe umfassend darlegen und mit gut strukturierten, GoBD-konformen Prozessen punkten – eine Investition in Transparenz, die sich auszahlt.

4. GoBD-konforme Archivierung

Für eine GoBD-konforme Archivierung müssen digital empfangene Dateien wie E-Mail-Anhänge oder Kontoauszüge im Originalformat und unveränderbar gespeichert werden. Das bedeutet: Ein Kontoauszug im PDF-Format bleibt eine PDF-Datei, eine E-Rechnung bleibt ein Datensatz. Ein bloßer Ausdruck reicht zur Archivierung nicht aus, da die digitale Nachvollziehbarkeit gewährleistet bleiben muss.

Zur Einhaltung dieser Anforderungen ist ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) sinnvoll, das alle Änderungen und Zugriffe protokolliert. Eine Beschreibung dieser Prozesse in der Verfahrensdokumentation erleichtert insbesondere Prüfungen, indem der gesamte Dokumentenfluss transparent wird.

5. Ersetzendes Scannen

Ersetzendes Scannen ermöglicht es den Unternehmen, physische Dokumente nach dem Scannen zu vernichten. Dies gilt jedoch nur, soweit die digitalen Kopien den zuvor genannten Anforderungen der GoBD entsprechen. Die digitalen Versionen müssen sowohl inhaltlich als auch optisch dem Original entsprechen und vollständig lesbar sein. Manipulationen müssen ausgeschlossen sein, weshalb ein DMS oft unverzichtbar ist.

Der Prozess des ersetzenden Scannens umfasst mehrere Schritte, die in der Verfahrensdokumentation mit den entsprechenden Verantwortlichkeiten zu beschreiben sind: Zunächst wird die gesetzliche Aufbewahrungspflicht geklärt, danach wird das Dokument für das Scannen vorbereitet, anschließend gescannt, digital gespeichert und archiviert. Sofern für jeden Schritt eine Prozessbeschreibung vorhanden ist, die über die Verantwortlichkeiten sicherstellt, dass alle Dokumente vollständig und fehlerfrei gescannt werden, kann das Original anschließend vernichtet werden, falls keine gesonderte Aufbewahrungspflicht in Papierform besteht. Insbesondere für den Vorsteuerabzug ist es unerlässlich, dass dieser Prozess revisionssicher läuft.

Für Unternehmen bietet diese Methode der Archivierung zahlreiche Vorteile. Sie sparen Platz, reduzieren den Papierverbrauch und profitieren von schnellen Suchmöglichkeiten in digitalen Dokumenten. Gerade hier ist jedoch eine lückenlose Dokumentation des Prozesses unerlässlich, um bei einer Steuerprüfung die Revisionssicherheit der digitalisierten Dokumente nachzuweisen.

Ein strukturiertes TCMS als Basis für digitale Steuerkonformität

Die Digitalisierung bietet Unternehmen die Chance, Steuerprozesse effizient und transparent zu gestalten. Ein gut strukturiertes TCMS ist dabei die Grundlage für eine rechtssichere und zukunftsfähige Unternehmensführung. Durch den Einsatz digitaler Lösungen erfüllen Unternehmer nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern sparen auch langfristig Kosten und gewinnen wertvolle Zeit für ihr Kerngeschäft. Wir unterstützen Sie gern dabei!