Wo kommen wir her? Wo gehen wir hin?

Dies ist jedoch mittlerweile ein der Vergangenheit angehörendes Trugbild, denn die Digitalisierung macht vor keiner Branche halt. Die letzten Jahre und Jahrzehnte sind durch einen rasanten, technischen Fortschritt geprägt und ein Ende ist nicht absehbar.

Digitale Buchhaltung und digitaler Abschluss

Die Ära des Pendelordners neigt sich langsam aber stetig dem Ende zu – resultierend aus dem Siegeszug der Clouds und Smartphones. Mit Ihnen lässt sich das interne und externe Rechnungswesen eines jeden Unternehmens digitalisieren. Für die Steuerberatung bedeutet dies, dass der Mandant seine Unterlagen nur noch in elektronischer Form für die Bearbeitung bereitstellen muss. Befinden sich Steuerberater und Mandant auf dem gleichen Digitalisierungsniveau, kann ein hohes Potenzial ausgeschöpft werden.

Je nachdem, mit welchem Programm man arbeitet, kann sich der Workflow unterscheiden. Doch die bewährten Anwendungen haben einiges gemeinsam: So ist es möglich, seine Belege in der Cloud hochzuladen, zu bearbeiten und anschließend zu bezahlen. Die Bearbeitung wird durch eine sogenannte „OCR-Erkennung“ (optische Texterkennung) deutlich vereinfacht. Durch die Anbindung der Programme an das Onlinebanking, wird auch der Bezahlvorgang erleichtert. Intermediäre Software ist nicht mehr notwendig. Nachdem das alles erledigt ist, werden die Belege sowie Kontoumsätze, dem Steuerberater zur Verfügung gestellt. Nach der Bearbeitung und Verbuchung kann dieser dem Mandanten dann sämtliche Auswertungen digital zur Verfügung stellen. Das alles passiert in einer einzigen Cloud-Anwendung. Da es sich hierbei um sensible Daten handelt, ist ein Schutz vor dem Zugriff unbefugter Dritter unumgänglich. Und hier kommt das Smartphone ins Spiel. Es wird als Zugangsmedium und ggf. als Zwei-Faktor-Authentisierung genutzt. Neben dem Faktor Sicherheit, bietet es einem auch die Möglichkeit, sich unabhängig von Zeit und Raum um die doch oft ungeliebte Buchhaltung zu kümmern. Ein nahezu unschlagbarer Vorteil, da das Smartphone einen doch heutzutage nahezu rund um die Uhr begleitet. Die logische Konsequenz einer digitalen Buchhaltung wäre der digitale Abschluss. Durch die europaweite eIDAS-Verordnung wird die QES (qualifizierte elektronische Signatur) der handschriftlichen Signatur gleichgestellt. Für die QES wird eine entsprechende Software, ein elektronsicher Personalausweis und die Registrierung bei der Bundesdruckerei benötigt. Nach entsprechender Registrierung, können die Jahresabschlüsse elektronisch testiert und verschickt werden. Das Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen oder Einbinden entfällt somit für den Steuerberater.

Um seiner Aufbewahrungspflicht nachzukommen, muss der Mandant den Abschluss ausdrucken, unterschreiben und ablegen. Die Erleichterung durch die Digitalisierung ist nicht zwingend bei allen Beteiligten gleich spürbar. An dieser Stelle sollte eine Anpassung der gesetzlichen Regelungen an den Fortschritt der Zeit erfolgen.

Digitale Einkommensteuererklärung

Ähnlich wie die Buchhaltung lässt sich auch die Einkommensteuererklärung digitalisieren. Die notwendigen Belege können ebenfalls mit dem Smartphone eingescannt und danach datenschutzkonform bereitgestellt werden. Der entscheidende Vorteil ist, dass dies sukzessiv und unterjährig erfolgen kann. Die Unterlagen müssen nicht mehr mühevoll und meist kurz vor der Abgabefrist zusammengestellt und dem Steuerberater zugesendet werden.

Digitaler Lohn

Es gibt viele Vorteile des digitalen Wandels. So ist es oft der Fall, dass die Digitalisierung eines Bereiches zwangsläufig dazu führt, dass verwandte Bereiche ebenfalls davon profitieren. So ist das auch bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Ab 2023 können elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen abgerufen und übermittelt werden. Weitere notwendige Unterlagen werden in digitalen Personalakten zur Bearbeitung freigegeben. Der Mitarbeiter kann auf Wunsch seine Abrechnung ebenfalls in einer Cloud-Anwendung einsehen.

Adieu Papier?

Theoretisch könnten sämtliche Prozesse zwischen Mandant und Steuerberater digitalisiert werden. Das bedeutet, dass in naher Zukunft die Zusammenarbeit komplett digital und ortsunabhängig erfolgen kann. Doch auf das Papier kann man nicht umfassend verzichten. Die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) verlangen, dass Rechnungen in ihrer Urform archiviert und erhalten werden. Die GoBD bieten einem aber auch die Möglichkeit, diese Vorgabe zu umgehen. Dafür muss eine Verfahrensdokumentation zum belegersetzenden Scannen erstellt und gepflegt werden. Sie beinhaltet den Prozess von Belegeingang über die Digitalisierung bis hin zur Archivierung.

Wo gehen wir hin?

Die Steuerberatung ist bereits jetzt weitaus digitaler als man zunächst annimmt. Es gibt gewiss noch Aufgabenbereiche, die weiter optimiert und digitalisiert werden können, aber wann und wie das erfolgt, lässt sich zur Zeit noch nicht bestimmen. Die Entwicklungen in den letzten Jahren haben allerdings gezeigt, dass der Wandel und die digitale Entwicklung nicht aufzuhalten sind und man mit der Zeit und den damit einhergehenden Veränderungen und Entwicklungen gehen muss, um den Anschluss nicht zu verpassen.