Artikel erschienen am 07.02.2023
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Sicherheit in der Betriebsprüfung

Warum eine Verfahrensdokumentation für Sie wichtig ist!

Von Maximilian Gerdesmann, Braunschweig

Nach den Wünschen der Finanzverwaltung ist es sogar die erste Unterlage, die sich der Prüfer gern ansieht. Liegt diese nicht vor, folgt oft Stress und Ärger in der Prüfung.

Eine Verfahrensdokumentation als Bestandteil eines internen Kontrollsystems (IKS) dient dazu, nachzuweisen, dass die Anforderungen der Steuergesetze für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind. Sie ist ein individuelles Steuerungshandbuch der digitalen Prozesse, da die Abläufe und der Einsatz von EDV-Systemen in jedem Unternehmen anders organisiert sind. Um zu beurteilen, ob diese ordnungsgemäß sind, müssen die Organisation und die digitalen Prozesse für den Prüfer nachvollziehbar niedergelegt und überprüfbar sein. Wenn der Prüfer erkennt, dass alle steuerlich relevanten Sachverhalte prüfbar, unveränderlich und historisiert
dokumentiert werden, spricht dies für die
Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung und die Finanzverwaltung muss bei Zweifeln beweisen, dass dies nicht der Fall ist.

Es besteht zwar grundsätzlich keine Pflicht zur Erstellung einer schriftlichen Verfahrensdokumentation und eines IKS, aber Unternehmen, die keine Dokumentation vorhalten, müssen bei formalen Fehlern und unvollständigen Aufzeichnungen mit Schätzungen der Finanzverwaltung rechnen – und das kann teuer werden.

Woraus besteht eine Verfahrensdokumentation?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD, sind sehr umfassend in einem BMF-Schreiben geregelt. Eine Verfahrensdokumentation besteht danach aus vier Teilen:

1. Allgemeine Beschreibung:

Der Prüfer soll einen Überblick über das Unternehmen erhalten. Leitende Fragen sollten sein: Was ist der Zweck des Unternehmens? Wer hat welche Aufgaben im Unternehmen? Wie sind Unternehmensprozesse strukturiert? Wie werden Eingangs- und Ausgangsrechnungen verarbeitet und verbucht? Kommt es zu Kassenvorgängen?

2. Anwenderdokumentation:

Diese Beschreibung soll alle rechnungslegungsrelevanten Prozesse darstellen, wichtige Prozessschritte identifizieren und Kontrollen beschreiben. Wer gibt z.B. die Stammdaten von Kunden und Lieferanten ein und wie? Wer hat Änderungsberechtigungen? Wie werden Daten auf Korrektheit geprüft und welche Wege nehmen sie innerhalb und zwischen Datenverarbeitungssystemen?

3. Technische Systemdokumentation:

Hier soll die eingesetzte IT erläutert werden, einschließlich Hardware, Software, Konfigurations- und Berechtigungskonzepten sowie IT-Verantwortlichen und Benutzern. In vielen Fällen kommen die Beschreibungen direkt aus den Betriebsanleitungen von den Herstellern der Hard- oder Software.

4. Betriebsdokumentation:

Hier werden die Abläufe des Unternehmens dokumentiert, damit sichergestellt ist, dass die EDV stabil und sicher funktioniert. Anweisungen zur Betriebssicherheit und Zugriffsrechte sind zu dokumentieren, aber auch bspw. das Szenario eines Systemausfalls mit einer Notfallplanung. Kann eine ordnungsgemäße Buchhaltung aufrechterhalten werden, z.B. durch handschriftliche Journale und nachträgliche digitale Erfassung?

Welche Vorteile bringt die Verfahrensdokumentation dem Unternehmen?

Eine Verfahrensdokumentation mit IKS klingt zuerst nach viel Arbeit – aber es lohnt sich! Neben der Betriebsprüfung bietet die ausführliche Dokumentation auch weitere Vorteile. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten werden für alle Beteiligten klar definiert und die digitalen Abläufe können hinsichtlich Effizienz und Effektivität geprüft werden.

Gehen Sie künftig entspannt in Betriebsprüfungen und schaffen Sie einen Wert für Ihr Unternehmen durch eine professionelle Verfahrensdokumentation mit IKS. Wir unterstützen Sie gern dabei!