Artikel erschienen am 07.02.2023
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Nicht nur „digitalisieren“, sondern auch „automatisieren“?

Von Niklas Krüger, Braunschweig


Hierzu gehören:

• der intelligente „Post“-Eingang,
• die digitale Rechnungsverarbeitung, also das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen, E-Mahnungen etc.,
• die rechtssichere Archivierung,
• das Erstellen von Berichten, Auswer- tungen, Analysen etc.,
• die Konvertierung elektronischer Rechnungsformate,
• die Optimierung von Datenqualität und -volumen,
• die Übermittlung von Unterlagen an
Steuerberater und/oder Finanzamt.

Bei der Automation ist ein integriertes Zusammenspiel von Buchhaltungs- und Dokumentenmanagement-System (DMS) gefragt, damit das Erstellen, Verändern, Versenden und Löschen von Finanzdokumenten nahtlos mit dem revisionssicheren Speichern, Verwalten und Archivieren dieser Dokumente einhergeht. Und zwar möglichst sowohl On-Premises im Rechenzentrum als auch in der Cloud. Zu beachten ist an dieser Stelle, dass die Finanzbuchhaltungs- bzw. Fibu-Software in größeren und mittelständischen Unternehmen in der Regel eine Reihe von Spezialisierungen aufweist. Zum Beispiel Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Haupt-
buchhaltung, Rechnungsstellung, Prognosen, Controlling und mehr.

Funktioniert das Zusammenspiel von Fibu-Software und DMS, kann man Finanztransaktionen mit Hilfe der dabei erzeugten Daten „realtime“ verfolgen und auf dieser Basis ein leistungsstarkes Compliance-Management aufbauen. So kann die integrierte Lösung auf Anhieb die Unternehmens-Performance verbessern, die finanzielle Effizienz steigern und die Backoffice-Kosten senken.

Digitale Rechnungs-Workflows

Beispielsweise sorgen digitale Workflows für die einfache, übersichtliche, fehlerfreie und schnelle Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Skonti werden besser genutzt, Mahnungen vermieden und gleichzeitig die Papierflut eingedämmt. Alle Rechnungen werden schnell geprüft und sicher verwaltet. Die doppelte Bezahlung einer Rechnung ist automatisch ausgeschlossen.

Vorteile einer automatisierten Buchhaltung

Ein weiterer Vorteil, den das Automatisieren der Buchhaltung neben der Zeit- und Kosten-
ersparnis bringt, ist das Vermeiden typischer Erfassungs- und Übertragungsfehler. Nicht nur das Management, auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen Zeit und sparen Nerven, weil lästige Routineaufgaben wegfallen. Das wiederum steigert die Motivation in der Belegschaft, weil Kreativität gefragt ist, weil weniger Termindruck nervt und weil die daraus resultierenden peinlichen Flüchtigkeitsfehler seltener werden.

Wie sich eine nachhaltige Prozessautomation so implementieren lässt, dass Mitarbeiterzufriedenheit und Umsätze gleichermaßen wachsen, wurde bei großen und kleinen Kunden aus diversen Branchen bereits bewiesen.

Zusätzlich zur automatischen Rechnungserfassung haben Sie mit unseren Lösungen alle Möglichkeiten eines modernen, innovativen Information-Management-Systems:

• digitale Verwaltung und Verteilung des Posteingangs
• Management der Vertrags- und Per sonalakten
• digitale Genehmigungs-Workflows für alle Prozesse
• digitale Signaturen
• E-Formulare
• hohe Datensicherheit
• Integration in Microsoft Office
• Zugriff von überall
• … und viele Schnittstellen zu weiteren
Systemen.

Fazit

Arbeitsweisen wandeln sich: Halten Sie Schritt, indem Sie Ihre Buchhaltung automatisieren.