Artikel erschienen am 01.03.2018
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Das Transparenzregister – Ein bürokratisches Breitschwert

Prüfungs- und Handlungspflichten für alle in Registern eingetragene Gesellschaften

Von Lutz Scholz, Bielefeld

Seit dem 01.10.2017 sind sämtliche in deutschen Registern eingetragene Gesellschaften aufgrund einer am 26.06.2017 in Kraft getretenen Änderung des Geldwäschegesetzes grundsätzlich verpflichtet, die sogenannten wirtschaftlich Berechtigten zu identifizieren und dem neu geschaffenen Transparenzregister zu melden. Der nachstehende Beitrag soll einen Überblick über die Handlungspflichten und Handlungspflichtigen, aber auch über die Folgen der Nichtbeachtung der Neuregelung aufzeigen.

Ziel des Transparenzregisters nach dem Geldwäschegesetz

Die Ziele der Änderung des Geldwäschegesetzes und der Einführung des Transparenzregisters, die auf eine EU-Richtlinie zurückzuführen sind, bestehen in der Verhinderung von Geldwäsche und der Aufdeckung von Terrorismusfinanzierung. Diese zweifelsohne wichtigen Ziele sollen dadurch umgesetzt werden, dass annähernd jede Gesellschaft, jeder Verein, jede Stiftung oder ähnliche Gestaltung in Deutschland verpflichtet wird, Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten einzuholen, aufzubewahren, ständig zu aktualisieren und an den Bundesanzeiger zu melden.

Kurz: Das Thema Transparenzregister betrifft jede eingetragene Personengesellschaft, jede Kapitalgesellschaft, jeden Verein und jede Stiftung mit Sitz in Deutschland. Die Annahme der Geschäftsführer und Vorstände „unbescholtener“ Gesellschaften, dass die Mitteilungspflichten des Transparenzregisters sie nicht betreffen würden, wäre ein Trugschluss.

Leider bestehen noch viele Zweifelsfragen hinsichtlich der Mitteilungspflichten, die auch durch eine FAQ-Liste des zuständigen Bundesverwaltungsamtes nicht eindeutig klar beantwortet worden sind.

Mitteilungspflichten für Vereinigungen und Rechtsgestaltungen

Betroffen von den Mitteilungspflichten sind nach der Änderung des Geldwäschegesetzes sog. Vereinigungen und Rechtsgestaltungen. Hierunter sind juristische Personen des Privatrechts (Kapitalgesellschaften, Stiftungen, Vereine) und eingetragene Personen­gesellschaften (offene Handelsgesellschaften,
Kommanditgesellschaften, GmbH & Co. KG) zu fassen. Rechtsgestaltungen sind nicht rechtsfähige Stiftungen sowie bislang im deutschen Rechtskreis noch nicht stark verbreitete Trusts.

Entscheidend ist, dass mitteilungspflichtig solche Vereinigungen sind, die in deutschen Registern eingetragen sind. Hierzu zählen Handelsregister, Partnerschafts­register, Vereinsregister, Stiftungsregister u. ä.

Mitteilungspflicht hinsichtlich der wirtschaftlich Berechtigten

An das Transparenzregister sind die Angaben (Name, Geburtsdatum, Wohnort, Art des wirtschaftlichen Interesses) der wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen.

Wirtschaftlich Berechtigte können nur natürliche Personen sein, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapital- bzw. Stimmrechte kontrollieren oder auf vergleichbare Weise die Kontrolle ausüben.

Die Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten gestaltet sich in Standardfällen, bei denen sich die Kapitalanteile bzw. Stimmrechte aus dem Handelsregister oder der Gesellschafterliste ergeben, einfach.

Der unbestimmte Rechtsbegriff „in vergleichbarer Weise die Kontrolle ausüben“ birgt hingegen erheblich größere Abgrenzungsschwierigkeiten und dadurch Gefahren hinsichtlich eines Verstoßes gegen die Mitteilungspflichten.

Geschäftsführer und Gesellschafter, denen bekannt ist, dass intransparente Vereinbarungen wie bspw.

  • Stimmrechtsvereinbarungen oder sog. Poolverträge über Stimmrechte,
  • Treuhandvereinbarungen,
  • Nießbrauchsgestaltungen,
  • (steuerlich motivierte) atypisch stille Gesellschaften,
  • Vereinbarungen über Sonderstimmrechte

bestehen, sollten rechtlichen Rat einholen und prüfen lassen, ob Handlungspflichten bestehen.

Ergibt sich nämlich aus solchen intransparenten Vereinbarungen, dass nicht aus offen einsehbaren Registern hervorgehende natürliche Personen tatsächlich wesentlichen Einfluss besitzen, müssen diese beim Transparenzregister gemeldet werden.

Ausnahmen von den Mitteilungspflichten

Nach der sogenannten Meldefiktion bedarf es der Mitteilung beim Transparenzregister nicht, wenn sich wirtschaftlich Berechtigte bereits aus elektronisch einsehbaren, öffentlich zugänglichen Registern ersehen lassen. Es bestehen also keine doppelten Mitteilungspflichten, wenn sich bspw. aus dem Handelsregister oder in der zum Handelsregister eingereichten Gesellschafterliste ergibt, dass Gesellschafter zu mehr als 25 % beteiligt und somit wirtschaftlich Berechtigte im Sinne des Geldwäschegesetzes sind.

Ausdrücklich hinzuweisen ist aber auf die Meldefiktion von Gesellschafterlisten. In nicht wenigen Fällen sind seit Geltung des MoMiG (November 2008) noch keine elektronischen Gesellschafterlisten für GmbHs hinterlegt worden. In diesen Fällen gilt die Meldefiktion nicht. Es ist hier erforderlich, eine aktuelle Gesellschafterliste einzureichen.

Mehrstöckige Strukturen

In Konzern- und Gruppenstrukturen kann wirtschaftlich Berechtigter nur eine an der obersten Gesellschaft (Holding) beteiligte natürliche Personen sein. Ob eine wirtschaftliche Berechtigung auch bei Untergesellschaften (Tochter- und Enkelgesellschaften) besteht, hängt nach dem im Geldwäschegesetz verankerten Beherrschungsansatz (§ 290 HGB) davon ab, ob der jeweilige wirtschaftlich Berechtigte zu mehr als 50 % an der Holding beteiligt ist. Bei einer Kette von Beteiligungen kommt es dann darauf an, ob der wirtschaftlich Berechtigte durchgerechnet auf die jeweilige Gesellschaft an dieser zu mehr als 25 % beteiligt ist.

Besipiel

X ist zu 80 % an der X-GmbH, diese wiederum zu 50 % an der A-GmbH und zu 30 % an der B-GmbH beteiligt.
X ist bei der X-GmbH und der A-GmbH wirtschaftlich Berechtigter, da seine mittelbare Beteiligung bei der B-GmbH nicht größer als 25 % ist.

Handlungspflichtige Organe bzw. Personen

Die Mitteilungspflichten zum Transparenzregister treffen in erster Linie die Geschäftsführung der Gesellschaften. Es besteht Einigkeit, dass die Geschäftsführung keine Nachforschungspflichten hinsichtlich der Existenz und Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten hat. Danach müssen bekannte Umstände – z. B. über intransparente Vereinbarungen wie Treuhandverträge – angezeigt werden. Darüber hinaus sind Geschäftsführer nur zur Nachfrage bei Gesellschaftern – z. B. über möglicherweise bestehende intransparente Vereinbarungen, verpflichtet – nicht hingegen zur Nachforschung oder Prüfung von Angaben. Ferner muss die Geschäftsführung regelmäßig/jährlich etwaige Mitteilungspflichten prüfen und Meldungen zum Transparenzregister vornehmen bzw. aktualisieren, wenn sich die Umstände entsprechend geändert haben.
Wirtschaftlich Berechtigte selbst sind verpflichtet, der Geschäftsführung die erforderlichen Angaben über die Gründe der wirtschaftlichen Berechtigung, bspw. wegen Treuhandvereinbarungen oder sonstigen nicht öffentlich bekannten Umständen, zu erteilen.

Stiftungen

Sämtliche rechtsfähige Stiftungen, unabhängig davon, ob sie gemeinnützig oder eigennützig sind, sind von den Meldepflichten des Geldwäschegesetzes betroffen. Dies gilt umso mehr, da es kein öffentliches Stiftungsregister gibt und daher auch keine Meldefiktion greifen kann.

Auch nichtrechtsfähige Stiftungen, sog. Treuhandstif­tungen, sind zumindest dann meldepflichtig hinsichtlich der wirtschaftlich Berechtigten, wenn sie eigennützig gestaltet sind, also nicht gemeinnützige Zwecke verfolgen.

Weitere wirtschaftlich Berechtigte können sich aus der Satzung bzw. dem Stiftungsgeschäft ergeben. Es kommt darauf an, ob in der Satzung bereits festgelegt ist, dass namentlich benannte natürliche Personen einen Anspruch auf Leistungen der Stiftung haben sollen (Destinatäre).

Sind Destinatäre nicht namentlich benannt, sondern werden Gruppen von natürlichen Personen als Leistungsberechtigte definiert, müssen diese Personengruppen (z. B. Angehörige des Stifters) zum Transparenzregister gemeldet werden.

Auch bei Stiftungen ist vorgesehen, dass neben dem Vorstand und den Destinatären auch sonstige natürliche Personen, die aus der Satzung heraus beherrschenden Einfluss auf die Stiftung haben, als wirtschaftlich Berechtigte zu melden sind. Hier bedarf es konkreter Einzelfallprüfungen.

Im Ergebnis führt die Neuregelung des Geldwäschegesetzes dazu, dass bei sämtlichen rechtsfähigen Stiftungen Eintragungen im Transparenzregister, nämlich Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort (nicht Adresse) und Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses sämtlicher Vorstandsmitglieder und Destinatäre vorgenommen werden müssen.

Einsichtnahme in das Transparenzregister

Derzeit handelt es sich bei dem Transparenzregister (noch) nicht um ein öffentliches Register. Danach dürfen nur bestimmte Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden (z. B. Staatsanwaltschaft, Bundeszentralamt für Steuern, Finanzämter) uneingeschränkt Einsicht in das Transparenzregister nehmen. Weitere Personen müssen zur Einsichtnahme ein berechtigtes Interesse nachweisen, was eines Bezugs zur Verhinderung von Geldwäsche und der Aufdeckung von Terrorismusfinanzierung bedarf. Hier ist an Journalisten zu denken, die für Fachbeiträge recherchieren.

Grundsätzlich nicht zur Einsichtnahme berechtigt sind Mitgesellschafter, Konkurrenzunternehmen oder sonstige Dritte.

Da jedoch die EU-Richtlinie von einem öffentlichen Register ausgeht, kann nicht ausgeschlossen werden, dass hinsichtlich der Einsichtnahmemöglichkeiten noch Erweiterungen erfolgen könnten und dann das Transparenzregister zu einer „Jedermann-Informa­tionsquelle“ wird.

Sanktionen bei Verstößen gegen Mitteilungspflichten

Verstöße gegen Mitteilungspflichten (keine oder fehlerhafte Meldungen) können in „normalen“ Fällen zu Bußgeldern zwischen 2 500 bis 100 000 Euro führen. Schwere, wiederholte oder systematische Verstöße können sogar mit Geldbußen bis zu 1 000 000 Euro geahndet werden.

Daneben sieht das Geldwäschegesetzes ein sog. „naming and shaming“ vor. Danach werden in Fällen von bestandskräftigen Bußgeldbescheiden die Namen der verstoßenden Personen unter Nennung der Art der Verstöße im Internet für mindestens fünf Jahre veröffentlicht werden.

Das Bundesverwaltungsamt hat mitgeteilt, dass keine Androhungen zur Erfüllung von Mitteilungspflichten ergehen, sondern direkt Bußgeldverfahren eingeleitet werden.

Fazit

Die Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten und das Eingreifen der Meldefiktion, insbesondere bei Konzernstrukturen, ist komplex und derzeit noch mit vielen Zweifelsfragen behaftet. Die Prüfung sollte durch die Geschäftsführung und potenziell wirtschaftlich Berechtigte kurzfristig durchgeführt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Die Prüfungs- und Identifikationspflichten sind zudem fortlaufend, das bedeutet, dass die Angaben beim Transparenzregister bei Änderung der Umstände aktualisiert werden müssen und die Geschäftsführung dokumentieren sollte, dass regelmäßig geprüft wird.

Bilder: Fotolia/3drenderings, Patrick Meider

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