Tax-Compliance-Management-System

Sind Sie auf der sicheren Seite?

Von Alexander Brüning-Saam, Bielefeld | Sabrina Hanke, Bielefeld | Jaroslav Jakob Kartz, Bielefeld

Alexander Brüning-Saam
Senior Manager

Jaroslav Jakob Kartz
Manager

Im Zuge verschärfter Steuerprüfungen, Rechtsprechung und Verwaltungspraxis sind die Anforderungen an die Dokumentation und die Qualität von Tax-Compliance-Systemen, insbesondere im Bereich Lohn- und Umsatzsteuer sowie Transfer Pricing stark gestiegen. Die bislang gängige Praxis, beim Entdecken von Fehlern ohne Eile und teilweise mehrfach die Steuererklärungen- und Voranmeldungen zu berichtigen, wird nicht mehr akzeptiert. Immer häufiger wird bereits bei kleineren Auffälligkeiten ein Strafverfahren eingeleitet.

Gesetzliche Anforderungen

Um den hohen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, ist ein wirksames Tax-Compliance-Management-System mehr denn je elementar. Im Frühjahr 2016 wurde von der Finanzverwaltung ein BMF-Schreiben, u. a. zu § 153 AO erlassen, welches folgende wichtige Aussage enthält: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann…“.

Vor diesem Hintergrund besteht faktisch die Notwendigkeit, ein wirksames Tax-Compliance-Management- System zu implementieren. In der Praxis stellt sich jedoch die Frage, wie ein solches TCMS ausgestaltet sein muss, um eine entsprechende Indizwirkung im Sinne der Ausführungen des BMF entfalten zu können. Es muss eine Tax-Compliance-Organisation geschaffen werden, mit der Ihr Unternehmen die Prozesse künftig rechtssicher und effizient steuern kann.

Um diese Ziele zu erreichen, müssen die bestehenden Prozesse von Grund auf aufgenommen sowie analysiert werden. Es müssen klare Regelungen sowie Verantwortlichkeiten geschaffen werden. Hierfür gilt es darüber hinaus ein wirksames Kontrollrahmenwerk zu errichten, welches die neuen Strukturen überwacht und somit sicherstellt, dass Risiken vollumfänglich abgedeckt werden.

Ein bewährtes Projektvorgehen für den Aufbau und die Zertifizierung des TCMS

In den Prozess zur Erstellung von Steueranmeldungen und -erklärungen sind häufig viele Abteilungen einbezogen. Betrachtet man die unternehmensinternen Prozesse im Hinblick auf die steuerlichen Anforderungen stellen sich schnell viele Fragen:

• Wer übernimmt die Einhaltung, Umsetzung und Überwachung von steuerlichen Neuerungen?
• Stellen Sie sicher, dass Sachverhalte außerhalb des Normprozesses, wie z. B. nachträgliche Vertrags-/ Rechnungsanpassungen mit steuerrechtlichem Einfluss zwischen den zu involvierenden Abteilungen ausgetauscht werden und somit in die steuerlichen Anmeldungen und Erklärungen einfließen?
• Gibt es einen Prozess, der gewährleistet, dass sämtliche Voraussetzungen z. B. für eine steuerfreie Behandlung von innergemeinschaftliche Lieferungen vorliegen (Stichwort: Buch- und Belegnachweise)?

Bei der Implementierung (vgl. Abb. 2) eines TCMS für steuerliche Prozesse ist zunächst die Ist-Situation zu erfassen. Um einen vollumfänglichen Überblick zu bekommen, sind die bereits bestehenden Richtlinien und tatsächlichen Prozesse mit den beteiligten Personen aufzunehmen und die fachlichen sowie die steuerlichen Compliance-Anforderungen zu beurteilen. Basierend auf diesen Erkenntnissen können die bestehenden Prozesse bewertet und die folgenden Phasen systematisch ausgearbeitet werden: Richtlinien, Strategien, Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen werden implementiert, um die Risiken vollumfänglich abzudecken.

Nach der Implementierung (vgl. Abb. 3) eines TCMS in Ihrem Unternehmen kann dies geprüft und nach PS 980 zertifiziert werden. Ein Tax-Compliance-Management-System verleiht Sicherheit insbesondere im Hinblick auf im Rahmen von Betriebsprüfungen notwendige Berichtigungen von Steueranmeldungen und -erklärungen mit den daraus resultierten Durchgriffsmöglichkeiten auf das Management und ist zudem Aushängeschild für Kunden und Lieferanten.

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