Registrierkassen

Was die Finanzverwaltung grundsätzlich bereits seit dem Jahr 2010 für elektronische Kassensysteme verlangt, muss ab dem 01.01.2017 beachtet und umgesetzt werden: Elektronische Registrierkassen müssen jeden einzelnen Geschäftsvorgang aufzeichnen, diesen jederzeit lesbar sowie maschinell vorhalten und elektronisch archivieren können. Analoge Registrierkassen dürfen nicht mehr eingesetzt werden. Maßgeblich sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Betroffen von der bereits seit dem 26.11.2010 geltenden Regelung sind alle – auch freiwillig – bilanzierenden Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem verwenden.

Allerdings besteht keine allgemeine Registrierkassenpflicht, die sogenannte „offene Ladenkasse“ (Schublade, Geldkassette) kann auch weiterhin geführt werden. Allerdings sind solche „offenen Ladenkassen“ sehr anfällig für Beanstandungen durch die Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen und führen regelmäßig zu Hinzuschätzungen mit den daraus resultierenden Steuernachzahlungen.

Wer eine Registrierkasse hat, muss sie auch benutzen. Bis zum 31.12.2016 reicht bzw. reichte es aus, wenn die Registrierkasse zur Erstellung eines Tagesendsummenbons (Z-Bon), der die Tagesumsätze getrennt nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen fortlaufend nummeriert und unter Datums- und Zeitangaben angibt. Dies galt jedenfalls für solche Registrierkassen, die bauartbedingt nicht auf die Anforderungen der GoBD umgerüstet werden konnten. Für technisch anpassbare Systeme (Speichererweiterung/Update) galten die strengeren Anforderungen bereits vor dem 31.12.2016. Dies wurde zwar von der Finanzverwaltung häufig nicht beanstandet, ein Aufgriffsrisiko besteht in diesen Fällen aber dennoch.

Anforderungen an elektronische Registrierkassen

Spätestens ab dem 01.01.2017 gelten folgende Anforderungen bindend:

• Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder einzelne steuerlich relevante Vorgang muss einzeln abgebildet und gespeichert werden.
• Tagesendsummenbons: Die Verdichtung von Daten in Tagesendsummenbons ist nicht mehr zulässig.
• Elektronische Übertragbarkeit: Die elektronische Zurverfügungstellung von Daten an die Finanzverwaltung muss möglich sein.
• Speicherbarkeit: Alle relevanten Daten müssen, zumindest auf externen Datenträgern, speicherbar sein (Journal-, Auswertungs-, Programmierdaten).
• Änderungs- und Stornierungsdokumentation: Die Nachverfolgbarkeit von Änderungen/Stornierungen muss gewährleistet sein.
• Revisionssicherheit: Die Speicherungen müssen unveränderbar erfolgen.
• Vollständigkeit: Die Vollständigkeit sämtlicher steuerlich relevanter Daten muss gewährleistet sein.

Handlungsbedarf

Wer eine analoge Kasse verwendet, muss prüfen, ob diese technisch so angepasst werden kann, dass sie die vorgenannten Kriterien erfüllt. Andernfalls muss eine neue Registrierkasse angeschafft werden. Zwar wäre es auch möglich, auf eine offene Ladenkasse überzugehen, dies dürfte aber nur in den wenigsten Fällen ratsam sein.

Auch sogenannte PC-Kassen müssen auf ihre Anforderungskompatibilität überprüft werden und – wenn nötig – technisch angepasst werden.

Die Nichtbeachtung der verschärften Anforderungen wird bei Betriebsprüfungen dazu führen, dass die Kassenführung als nicht ordnungsmäßig eingestuft wird, wodurch der Finanzverwaltung die Möglichkeit zu steuererhöhenden Hinzuschätzungen eröffnet wird.

Ausblick

Ab dem 01.01.2020 sollen noch weitere Verschärfungen gelten. Danach sollen zu zertifizierende technische Sicherheitseinrichtungen verpflichtend eingeführt werden, die die Integrität und Authentizität aller Datenverarbeitungsprogramme im Rahmen der Kassenführung gewährleisten. Zur Durchsetzung dieser Neuregelungen sollen zudem die Möglichkeit unangekündigter Prüfungen (Kassennachschau) und auch die Ahndung von Verstößen mit Geldbußen (bis 25 000 Euro) eingeführt werden.

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