Artikel erschienen am 01.10.2013
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Interne Revision

Teil des Steuerungs- und Überwachungssystems

Von Kathrin Kersten, Frankfurt am Main

Familienunternehmen und mittelständische Gesellschaften nehmen zunehmend Strukturen und Größen an, in denen eine Unternehmensüberwachung allein durch die Geschäftsführung oder Familienmitglieder kaum noch möglich ist. Daher denken ihre Unternehmensleitungen und Aufsichtsgremien immer häufiger über die Einrichtung einer prozess­unabhängigen Überwachungs- und Kontrollfunktion durch die interne Revisionsabteilung nach.

Notwendigkeit einer internen Revision

In kleineren eigentümergeführten Unternehmen übernimmt der Eigentümer die Überwachungsaufgabe häufig selbst. Er kennt alle Unternehmensbereiche und die wesentlichen Prozesse des Unternehmens. Immer mehr Unternehmen müssen jedoch, teils schmerzvoll, feststellen, dass die Überwachung aller wesentlichen Unternehmensbereiche ab einer gewissen Unternehmensgröße bzw. -komplexität nicht mehr durch die Geschäftsleitung allein möglich ist. Um jedoch den Wachstumskurs fortzusetzen, kann sich das Management immer seltener in die Überwachung der operativen Prozesse einbinden, während parallel die Komplexität der Geschäftsabläufe und der IT-Systeme wächst.

Durch die Veränderungen im Unternehmen stellt sich die Frage, wie die Unternehmensleitung sicherstellen kann, dass die Vorschriften oder Vorgaben, z. B. im Rahmen des BilMoG oder anderer spezifischer Auflagen, eingehalten bzw. umgesetzt werden. Um sich selbst auf die strategischen und operativen Führungsaufgaben konzentrieren zu können, empfiehlt es sich, eine prozessunabhängige Überwachungsfunktion explizit zu implementieren.

Damit geht die Frage einher, wie eine effiziente Unternehmensüberwachung sichergestellt werden kann. Häufig wird ein Informationsverlust befürchtet, wenn die Überwachungsaufgaben an eine interne Revisionsabteilung delegiert werden. Auch die Angst vor vermeintlich hohen Kosten trägt dazu bei, dass die Einrichtung einer Revisionsfunktion häufig erst als Reaktion auf konkrete Verdachtsfälle oder Verstöße erfolgt. Hier haben sich in den letzten Jahren jedoch Lösungsansätze entwickelt, die sich an den speziellen Anforderungen des Mittelstands sowie der individuellen Situation des Unternehmens orientieren.

Ausgestaltung der internen Revision

Nachdem die Entscheidung für die Einrichtung einer internen Revision gefallen ist, schließt sich in der Regel die Frage nach der Ausgestaltung der Revisionsfunktion an. Soll eine vollständige Revisionsabteilung aufgebaut werden oder reicht ein einzelner Mitarbeiter?

Die Vorteile eines Einzelrevisors sind vor allem die überschaubaren Kosten und die umfassenden Unternehmenskenntnisse, die der Revisor bei seinen Tätigkeiten erwirbt. Häufig wird hierbei jedoch vernachlässigt, dass mittelständische Unternehmen ein breites Spektrum an Themen, Prozessen und Märkten abbilden. Die daraus resultierende Vielfalt an Prüfungsgebieten in allen Bereichen des Unternehmens erfordert ein breites berufliches Wissen, verschiedenste Fähigkeiten, Erfahrungen und Kompetenzen, die durch einen Prüfer allein in der Regel nicht gewährleistet werden können.

Größere Revisionsabteilungen, die über die notwendigen Unternehmens- und Spezialkenntnisse für alle Revisionsgebiete verfügen, sind für viele mittelständische Unternehmen finanziell jedoch nicht sinnvoll. Vielmehr bietet es sich an, die Aufgaben teilweise auszulagern: Die unternehmenseigene interne Revision besteht aus einem kleinen Kernteam, das über die notwendigen unternehmensspezifischen Kenntnisse verfügt. Die Prüfungen, die aufgrund des Umfangs oder der Sachkenntnis nicht von den hauseigenen Revisoren übernommen werden können, werden auf externe Spezialisten übertragen.

Diese Lösung hat den Vorteil, dass Spitzenlasten, z. B. wegen Sonderuntersuchungen, leichter abgefedert werden können. Das Unternehmen kann durch die Bildung von gemischten Teams aus internen und externen Spezialisten zusätzlich vom Wissenstransfer profitieren. Dieses Vorgehen bietet sich auch dann an, wenn Prüfungen in ausländischen Gesellschaften des Unternehmens durchgeführt werden und eine mögliche Sprachbarriere effizient umgangen werden soll.

Auch eine komplette Übernahme der Revisionsabteilung ist möglich. Dabei übernehmen externe Dritte alle Aufgaben von der Erstellung eines Vorschlags für die Revisionsplanung über die Prüfung bis hin zur Berichterstattung an die Geschäftsführung. Der Nutzen für das Unternehmen: Das Unternehmen kann seinen Ressourceneinsatz immer an die aktuell notwendigen Prüfungsumfänge anpassen und jederzeit auf das für die jeweilige Prüfung notwendige Know-how zurückgreifen.

Aufgaben der internen Revision

Die Entlastung der Geschäftsführung durch die Übernahme von Überwachungsaufgaben ist die wichtigste Aufgabe für die interne Revision in mittelständischen Unternehmen. Allerdings muss eine moderne interne Revision mehr leisten. Sie ist nicht nur eines der wichtigsten Mittel für die Unternehmensleitung zur Überwachung, sondern auch ein wesentliches Instrument zur Verbesserung der Geschäftsprozesse. Sie gibt der Geschäftsführung Hinweise auf Verbesserungspotenziale im internen Kontrollsystem und erarbeitet Vorschläge für die Optimierung der Kontrollsysteme. Die interne Revision unterstützt die Geschäftsführung bei der Erreichung ihrer Geschäftsziele, indem sie die Umsetzung der beschlossenen Strategien und Maßnahmen prüft.

Aufbau und Arbeiten einer internen Revision

Nachdem die Frage der Ausgestaltung und der Aufgaben der internen Revision theoretisch geklärt sind, stellt sich die Frage der Umsetzung in der Praxis. Wie stellt die interne Revision sicher, die Erwartungen der Unternehmensleitung zu erfüllen? Welche Prüfungen müssen durchgeführt werden? Wie sieht eine interne Revisionsberichterstattung aus? Fragen, auf die Antworten gefunden werden müssen.

Die Anforderungen der Geschäftsführung an die interne Revision lassen sich am besten in strukturierten Interviews ermitteln. Hierbei ist es wichtig, die Aufgaben der und die Erwartungen an die interne Revision klar herauszufiltern, Befugnisse und Pflichten zu definieren und diese in der Geschäftsordnung der internen Revision und dem Revisionshandbuch festzuhalten.

Grundstein für die Aufnahme der Prüfungstätigkeiten einer internen Revisionsfunktion ist die risikoorientierte mehrjährige Prüfungsplanung.

Die Prüfungsplanung erfolgt meist auf Basis von Risikoworkshops, die sowohl mit der Geschäftsführung als auch mit dem Management aus den Fachbereichen und allen weiteren Wissensträgern im Unternehmen durchgeführt werden. In diesen werden die Risiken im Unternehmen strukturiert abgefragt, von den Teilnehmern der Workshops bewertet und daraus die möglichen Themenfelder für die interne Revision abgeleitet.

Neben den klassischen Themen – wie z. B. der Prüfung des Reisekostenprozesses – werden zunehmend Themen wie M&A-Aktivitäten, Investitionsentscheidungen oder Cloud-Computing auch für die interne Revision interessant.

Aufbauend auf den Ergebnissen der Workshops wird von der internen Revision ein Vorschlag für die mehrjährige Revisionsplanung erarbeitet, nach möglichen Prüfungsthemen geclustert und der Geschäftsleitung vorgestellt. Die Erstellung der Jahresrevisionsplanung ist dann ein kleiner Schritt.

Im Zuge der im Revisionsplan festgelegten Hauptprüfungen werden normalerweise zuerst die jeweilig zugrunde liegenden Prozesse mit ihren Kontrollen aufgenommen und beurteilt. Hierbei geht es jedoch nicht nur um eine Beurteilung der Einhaltung von Soll-Vorgaben und der Ordnungsmäßigkeit der Prüfungsgegenstände, sondern auch um die Aufdeckung möglicher Effizienzpotenziale.

Der Berichterstattung an die Unternehmensleitung wird häufig nicht ausreichend Beachtung geschenkt – obwohl ihr eine essenzielle Bedeutung zukommt. Eine moderne interne Revision kann dem Unternehmen nur dann nachhaltig einen Mehrwert durch die Verbesserung von Geschäftsprozessen ermöglichen, wenn die Berichterstattung über die Dokumentation der gefundenen Schwachstellen hinausgeht und auch sinnvolle Handlungsempfehlungen aufzeigt.

Die Berichterstattung muss immer so ausgestaltet sein, dass die Empfänger der Berichte auf Anhieb verstehen können, wie durch das Prüfungsvorgehen Risiken identifiziert, Feststellungen generiert und daraufhin entsprechende Handlungsempfehlungen abgeleitet wurden. Diese Handlungsempfehlungen sollten möglichst präzise formuliert und realistisch umzusetzen sein.

Fazit

Für die Akzeptanz der internen Revision als Prüfer und Berater im eigenen Hause ist es von wesentlicher Bedeutung, dass …

  • der Fokus auf kritischen Risiken und Themen liegt,
  • die Ausrichtung des Wertbeitrags an den Erwartungen der Stakeholder erfolgt,
  • kosteneffiziente Leistungen erbracht werden,
  • die Beziehungen zu Stakeholdern ausgebaut und gepflegt werden,
  • eine Kultur der Kundenorientierung geschaffen wird,
  • Qualitätsverbesserungen und Innovationen gefördert werden.

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