Rechnung per E-Mail

Umsatzsteuerliche Anforderungen endlich geklärt

Von Nicole Held, Magdeburg

Nicole Held
Steuerberaterin

Bereits mit Wirkung ab dem 01.07.2011 hatte der Gesetzgeber die steuerlichen Rahmen­bedingungen für den elektronischen Rechnungs­versand entscheidend verbessert, indem auf die Anwendung besonderer technischer Echtheitsnachweise (z. B. „qualifizierte elektronische Signatur“) vollständig verzichtet wurde. Dennoch bestand in der unter­nehme­rischen Praxis eine gewisse Unsicher­heit, ob die per E-Mail oder in sonstiger elektro­nischer Form über­mittelten Rechnungen tatsächlich den Vorsteuer­abzug ermöglichen. Diese Unsicherheit hat das Bundesfinanzministerium (BMF) mit Schreiben vom 02.07.2012 zugunsten der Unternehmen beseitigt.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Knackpunkt war das laut gesetzlicher Neuregelung erforderliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, mit dessen Hilfe die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden soll. Entgegen ersten Befürchtungen hat das BMF nun klargestellt, dass keine hohen Anforderungen an das innerbetriebliche Kontrollverfahren gestellt werden. Vereinfacht gesagt, muss der Unternehmer nur irgendein Verfahren eingerichtet haben, durch das innerbetrieblich sichergestellt wird, dass nur Rechnungen bezahlt werden, zu deren Begleichung der Unternehmer auch verpflichtet ist. Ein entsprechendes System zur Rechnungsprüfung wird schon im eigenen Interesse des Unternehmens regelmäßig bereits vorhanden sein. Es besteht insoweit weder eine Dokumentationspflicht, noch wird ein besonderes technisches Verfahren vorgegeben. Auch der bloß manuelle Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Bestellung, Lieferschein) reicht aus.

Aufbewahrungspflicht

Elektronische Rechnungen sind wie Papierrechnungen 10 Jahre aufzubewahren. Über den gesamten Zeitraum ist die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten. Eine elektronisch übermittelte Rechnung ist zwingend auch elektronisch aufzubewahren. Es ist nicht zulässig, die Rechnung auszudrucken und nur den Ausdruck aufzubewahren, wohingegen Belege, die in Papierform eingegangen sind und ordnungsgemäß elektronisch archiviert wurden, vernichtet werden können. Offengelassen hat das BMF leider noch, wie aufzubewahren ist, wenn die eigentliche Rechnung als Dateianhang zu einer E-Mail versendet wird, also ob hier neben dem Dateianhang auch die E-Mail selbst gespeichert werden muss. Bis zu einer Klärung kann nur empfohlen werden, beide Dateien gesondert aufzubewahren.

Fazit

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass dem elektronischen Rechnungsversand keine relevanten steuerlichen Hindernisse mehr im Wege stehen. Aufgrund der möglichen Zeit- und Kostenersparnisse kann sich somit auch für kleinere Unternehmen eine Umstellung lohnen.

Foto: Panthermedia/Andres Rodriguez