Fünf Klassiker bei einer Betriebsprüfung
Mit guter Vorbereitung lassen sich Worst-Case-Szenarien vermeiden!
Von Betül Gencer, Hannover
Foto: Adobe Stock/ Milan
1. Kassenführung und -aufzeichnungen
Die Kasse ist das Herzstück eines bargeldintensiven Betriebs, etwa in der Gastronomie. Nicht selten wird eine einfache Kassen-Nachschau zur umfassenden Betriebsprüfung. Unvollständige Kasseneinzeldaten, lückenhafte Z-Bons, Kassenbücher in Excel-Formaten oder fehlende Verfahrensdokumentationen (z. B. Programmierprotokolle) können schnell erhebliche Hinzuschätzungen zur Folge haben. Manchmal reicht bereits die häufige Nutzung der Storno-Taste.
2. Belegausgabepflicht
Seit dem 01.01.2020 besteht die Pflicht zur Ausgabe von Belegen, was für viele Unternehmerinnen und Unternehmer eine zusätzliche Herausforderung bedeutet. Stellt der Finanzbeamte beispielsweise bei einem Testkauf fest, dass kein Beleg ausgegeben wurde, kann dies als Hinweis auf fehlerhafte Aufzeichnungen gewertet werden – mit potenziell hohen Hinzuschätzungen als Folge.
3. Unklare Wareneinsatz- und Inventuraufzeichnungen
Der Wareneinsatz und die Inventur sind essenzielle Bereiche der Betriebsführung. Unvollständige oder ungenaue Aufzeichnungen bieten den Prüfern erhebliche Angriffsflächen und können zu schwerwiegenden Beanstandungen führen.
4. Nicht verbuchter Wareneinkauf
Im hektischen Tagesgeschäft kann es schnell passieren, dass der Einkauf nicht vollständig verbucht wird. Stellt der Prüfer dies fest, droht der Vorwurf der „doppelten Steuerverkürzung“. Neben erheblichen Hinzuschätzungen kann dies auch ein steuerstrafrechtliches Ermittlungsverfahren mit sich bringen – samt unangenehmer Maßnahmen wie der Durchsuchung von Wohn- und Geschäftsräumen.
5. Kommunikation
Oft unterschätzt: Die Kommunikation während einer Betriebsprüfung hat großen Einfluss auf den Verlauf. Anfragen der Prüfer sollten stets vollständig und fristgerecht beantwortet werden. Offene Kommunikation über mögliche Schwachstellen schafft Vertrauen und kann den Prüfungsprozess reibungsloser gestalten.
Fazit
Eine sorgfältige Kassen- und Buchführung sowie eine gute Zusammenarbeit während der Prüfung können viele Probleme verhindern. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten sich frühzeitig über potenzielle Risiken informieren und regelmäßig interne Kontrollen durchführen. Besonders in Zeiten steigender Steuerstrafverfahren im Zuge von Betriebsprüfungen in bargeldintensiven Betrieben gilt: Besser heute als morgen!
