Artikel erschienen am 17.05.2018
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Business Intelligence (BI) Tool im Mittelstand

Informationsflut sinnvoll strukturieren und Kosten-­Nutzen-Verhältnis im Blick behalten

Von Sven Dierking, Hannover

Der Umfang an den in Unternehmen zur Verfügung stehenden Informationen und Daten nimmt stetig weiter zu. Um diese Situation sinnvoll nutzbar und überhaupt beherrschbar zu machen, haben sich bei Großunternehmen bereits vor etlichen Jahren verschiedene Systeme etabliert, die im Wesentlichen zum Ziel haben, dass die Daten zentral, vollständig strukturiert und einheitlich vorliegen und somit auf den verschiedenen Management­ebenen genutzt werden können. Aber auch in klassischen mittelständischen Unternehmen ergibt sich mittlerweile nahezu immer diese Herausforderung. Wie kann hier mit angemessenem Aufwand eine Lösung gefunden werden?

Herausforderungen im Unternehmen

Den Unternehmen stehen vielfältige und in den meisten Fällen auch hochwertige und belastbare Datenquellen intern und extern zur Verfügung. Beispiele wären hier Marktdaten, Abverkaufsdaten, Daten aus den Kassensystemen, ERP-Systemen, die Daten des gesamten betrieblichen Rechnungswesens, der Zeiterfassung, der Produktionssteuerung, um nur einige Beispiele zu nennen. Diese Informationen liegen häufig für die aktuelle Periode sowie auch für Vergangenheitszeiträume und in einigen Fällen auch in Form von Plangrößen vor. Alle Informatio­nen sollen nun im Unternehmen den betreffenden Mitarbeitern in verifizierter Form einheitlich und zentral zur Verfügung gestellt werden.

Business Intelligence (BI) – und die Situation im Mittelstand

Business Intelligence Systeme (BI) sind zen­-trale Datenbanksysteme zur Sammlung, Auswertung und Darstellung von Daten in digitaler Form. Durch eine systematische Analyse der Informationen wird das Ziel verfolgt, dass bessere operative oder strategische Entscheidungen getroffen werden können. Um die Funktionalität sinnvoll einsetzen zu können, ist in nahezu allen Fällen ein individuelles Projekt erforderlich, um die Tools auf die Herausforderungen und Strukturen anzupassen. Gerade das macht es für den Mittelstand oft schwierig, hier mit Blick auf ein gesundes Kosten-Nutzen-Verhältnis eine Entscheidung für die Einführung eines BI-Tools zu treffen.

Was ist beim Auswahlprozess zu beachten?

Für die Auswahl im Mittelstand sollte insbesondere auf belastbare Referenzen von Unternehmen vergleichbarer Größenordnung geachtet werden. Von entscheidender Bedeutung für den Auswahlprozess sind insbesondere die dezentrale Erreichbarkeit des Systems (z. B. über mobile Geräte), die intuitive Bedienbarkeit für den Nutzer und die vorhandenen Schnittstellen zu Vorsystemen. Die Funktionalität im Detail und die Auswertungsmöglichkeiten spielen häufig eine untergeordnete Rolle.

Was ist bei der Einführung eines Systems zu beachten?

Von verschiedenen Stellen im Unternehmen werden unterschiedliche Anforderungen an das System gestellt. Allein die Anbindung verschiedener Datenquellen und die Sicherstellung von belastbaren und aussagefähigen Daten ist eine zeitaufwendige Aufgabe für ein Einführungsprojekt. Vor diesem Hintergrund ist in jedem Fall, unabhängig von der Qualität des Projektmanagementteams, zu empfehlen, die Struktur „vom Groben zum Feinen“ aufzubauen. Dabei gilt es stets zu beachten: Es geht auch um Komplexitätsreduktion! Wenige Informationen und Kennzahlen, diese dafür von Beginn an einheitlich und belastbar, schaffen einen großen Mehrwert.

Lösungsansätze

Bei guten mittelständischen Anbietern gibt es die Möglichkeit, dass auf externe Lösungen zurückgegriffen wird (Software as a Service, externes Controlling über Dienstleister). So kann auf bestehende Standards zurückgegriffen und die Erfahrungen des Dienstleisters können mit dem Know-how des Softwareanbieters kombiniert werden. Dadurch können Soft- und Hardwareinvestitionen sowie die Bindung eigener Mitarbeiterressourcen vermieden bzw. deutlich reduziert werden. Wenn das Projekt dann vom Unternehmen positiv beurteilt wird, können die Aufbauarbeiten bei der Übernahme auf eigene Systeme inkl. Anschaffung der entsprechenden Software sinnvoll genutzt werden.

Business Intelligence- und BI-Systeme können auch für den Mittelstand eine praktikable und sinnvolle Ergänzung sein. Es gibt gute Systeme und Lösungsansätze auch für KMU.

Bild: Fotolia/Zacarias da Mata

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