Beirat oder doch fakultativer Aufsichtsrat?
Die Aufgaben eines sehr nützlichen GmbH-Gremiums
Von Dr. iur. Eckhard B. Zabel, Hannover | Dipl.-iur. Alexander Peetz, Hannover
Aufgrund des weitgehenden Fehlens gesetzlicher Bestimmungen und der weitreichenden Gestaltungsfreiheit im GmbH-Recht variiert die Ausgestaltung und Konstruktion eines Beirates ganz erheblich. So ist vom Beirat im engeren Sinn zunächst der klassische Aufsichtsrat zu unterscheiden. Die Errichtung eines Aufsichtsrats ist bei der GmbH grundsätzlich nicht verpflichtend. Wird dennoch ein fakultativer Aufsichtsrat eingerichtet, so gelangen über § 52 Abs. 1 GmbHG weitgehend die Vorschriften des Aktiengesetzes über die Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats zur Anwendung, wenn im Gesellschaftsvertrag nichts anderes geregelt wird. Verpflichtend ist die Bildung eines Aufsichtsrats bei der GmbH nur dann, wenn die GmbH dem Anwendungsbereich einem Mitbestimmungsgesetz unterliegt, was grundsätzlich erst der Fall ist, wenn sie in der Regel mehr als 500 Arbeitnehmer (DrittelbG) beschäftigt. Ein fakultativer Aufsichtsrat kann durchaus auch dann vorliegen, wenn er die Bezeichnung „Beirat“ trägt. Entscheidend ist, was die Gesellschafter schuldrechtlich oder gesellschaftsvertraglich mit Blick auf die Aufgaben dieses Gremiums geregelt haben.
I. Beratung
In der einfachsten Form soll der Beirat die Geschäftsführung lediglich beraten. Allein aus dieser Aufgabenzuweisung kann dem Beirat kein anderes Recht zukommen, als die Geschäftsführer im Sinne einer zukunftsorientierten Beratung hinsichtlich aller unternehmensrelevanten Felder zu unterstützen. Für die Übertragung weiterer Aufgaben bedarf es einer eindeutigen Satzungsgrundlage. Sind in der Satzung also überhaupt keine Aufgaben des Beirats beschrieben, muss sich dessen Aufgabenspektrum auf die bloße Beratung der Geschäftsführung beschränken. Auf die Aufgaben des fakultativen Aufsichtsrats darf dann nicht zurückgegriffen werden.
II. Unterstützung
Soll der Beirat über die Beratung hinaus wirken, stellt sich die Frage, wie weit seine Befugnisse gehen sollen, insbesondere gegenüber den anderen Gesellschaftsorganen. Die Befugnisse können sich auf verschiedene andere Zuständigkeiten erstrecken, so auf Sach-, Personal-, Mitwirkungs- oder Zustimmungskompetenzen. Mit einem einfachen schuldrechtlichen Vertrag zwischen den Beiratsmitgliedern und der Geschäftsführung ist es dann nicht mehr getan. Der Beirat erlangt nun den Status eines Gesellschaftsorgans! Er muss in die Unternehmensorganisation so eingebettet werden, dass seine Kompetenzen zu denen der übrigen Gesellschaftsorgane klar abgegrenzt sind. Wenn die Zuständigkeiten anderer Gesellschaftsorgane angetastet werden sollen, müssen dabei Grenzen berücksichtigt werden. Die zwingenden Zuständigkeiten der Gesellschafterversammlung betreffen die Grundlagenentscheidungen:
- Einforderung von Nachschüssen (§ 26 GmbHG),
- Satzungsänderungen (§ 53 Abs. 1 GmbHG) und
- die Auflösung der Gesellschaft (§ 60 Abs. 1 GmbHG).
Darüber hinaus verlangt die Rechtsprechung, dass „wesentliche Geschäftsführungsmaßnahmen“ bei der Gesellschafterversammlung bleiben müssen. Auch die exklusiv der Geschäftsführung zugewiesenen Rechte und Pflichten können nicht auf einen Beirat übertragen werden. Hierzu gehören die Vertretung der Gesellschaft (§ 37 Abs. 2 S. 1 GmbHG), Zuständigkeiten im Zusammenhang mit Anmeldungen zum Handelsregister (§ 78 GmbHG), die Buchführung (§ 41 GmbHG), die Aufstellung von Jahresabschluss und Lagebericht (§ 42a GmbHG) sowie die Stellung eines Insolvenzantrages (§ 64 Abs. 1 GmbHG). Ebenso darf das Auskunfts- und Einsichtsrecht jedes einzelnen Gesellschafters (§ 51a GmbHG) nicht eingeschränkt werden. Es können aber beispielsweise Zustimmungserfordernisse oder echte Entscheidungsbefugnisse übertragen werden, die sich auf die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, den Abschluss von Arbeits- und Dienstverträgen sowie die Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern der GmbH beziehen. In der Praxis finden sich auch oft Klauseln, die eine Beteiligung des Beirats an Entscheidungen über die Ergebnisverwendung vorsehen. Verbreitet sind insbesondere Regelungen, wonach ein bestimmter Teil des Jahresgewinns an die Gesellschafter auszubezahlen ist, während hinsichtlich des restlichen Teils der Beirat entscheidet, ob er ganz oder teilweise thesauriert oder ebenfalls an die Gesellschafter ausgeschüttet wird.
III. Überwachung
Neben der Beratung und Unterstützung werden einem Beirat in der Praxis in aller Regel Kompetenzen zur Überwachung übertragen. Die Überwachung ist als maßgebliches Unterscheidungskriterium zum Beirat im engeren Sinn die Kernaufgabe des fakultativen Aufsichtsrats (§ 52 Abs. 1 GmbHG i.V.m. § 111 AktG). Sie erstreckt sich auf die Kontrolle der Einhaltung der Gesetze und der Satzung, die ordnungsgemäße betriebswirtschaftliche Führung der Gesellschaft sowie die Wirtschaftlichkeit des Handelns der Geschäftsführung. Sie kann sich sowohl auf in der Vergangenheit liegende als auch auf aktuelle und künftige Maßnahmen der Geschäftsführung beziehen. Ein Bedürfnis, die Überwachung zu verstärken und zu professionalisieren, besteht häufig in Familienunternehmen, wenn die Geschäftsführung ganz oder teilweise aus Fremdmanagern besteht oder sich aufgrund der Größe des Gesellschafterkreises die Problematik einer effektiven Kontrolle der Geschäftsführung stellt. Es ist zweckmäßig, Inhalt und Umfang der Überwachungsbefugnisse und die damit zusammenhängenden Pflichten im Gesellschaftsvertrag näher festzulegen. Damit der Beirat bzw. fakultative Aufsichtsrat seiner Überwachungsaufgabe nachkommen kann, bedarf es der ausreichenden und zeitnahen Information durch die Geschäftsführung, die Einrichtung eines Rechnungs- und Berichtswesens und je nach Größe der Gesellschaft eines Risikomanagements sowie einer entsprechend ausgestalteten Compliance. Für den fakultativen Aufsichtsrat ergeben sich entsprechende Berichtsrechte unmittelbar aus dem in
§ 52 Abs. 1 GmbHG enthaltenen Verweis auf § 90 Abs. 3, 4 u. 5 S. 1 u. 2 AktG. Üblich ist ferner die Aufstellung von Katalogen zustimmungspflichtiger Geschäftsführungsmaßnahmen im Rahmen der Satzung oder selbstständiger Geschäftsordnungen.
IV. Konfliktlösung
Für den Fall von Konflikten zwischen den Gesellschaftern können einem Beirat verschiedene Schlichtungs- und Schiedsfunktionen oder auch die Rolle eines Moderators zugewiesen werden. Solchen Funktionen des Beirats werden insbesondere in Gesellschaften in Betracht kommen, in denen sich gleich starke „Blöcke“ von Gesellschaftern gegenüberstehen. Eine solche Aufgabenzuweisung wird typischerweise näher konkretisiert, etwa durch die Bestimmung, dass ein Gericht erst angerufen werden kann, nachdem ein Schlichtungsversuch vor dem Beirat gescheitert ist, wobei regelmäßig die Dauer und das Verfahren des Schlichtungsversuchs näher geregelt sind. Ist im Falle einer offenen Satzungsgestaltung lediglich bestimmt, dass der Beirat Streitigkeiten zwischen den Gesellschaftern „schlichtet”, kann dem Beirat auch nur dieses eine Kompetenzfeld eröffnet sein. Eine weitergehende Aufgabe zur Beratung der Geschäftsführung oder gar zu deren Überwachung scheidet dann aus.
V. Fazit
Die angesprochenen Themenbereiche hängen alle mit der zugleich größten Stärke und größten Schwäche eines Beirats zusammen: der fehlenden rechtlichen Regulierung. Diese Situation bietet kleinen und mittleren Unternehmen vielfältige unternehmerische Freiheiten, die gemeinsam mit professioneller Unterstützung genutzt werden sollten. Es fehlt nämlich an Richtlinien, wie die Arbeit eines Beirats konkret organisiert werden kann und darf. Der Aufsichtsrat von Kapitalgesellschaften stellt aufgrund des abweichenden Rollenprofils nicht immer ein geeignetes Vorbild dar. Wie viel rechtlicher und tatsächlicher Aufwand betrieben werden muss, um einen Beirat oder womöglich einen fakultativen Aufsichtsrat zu installieren und seine Arbeit zu ermöglichen, hängt davon ab, welche Aufgaben ihm zukommen sollen. Wichtig sind letztlich die im Gesellschaftsvertrag vorgenommenen abstrakt-generellen Zuweisungen, wobei hier die verwendete Bezeichnung des Gremiums (Beirat/Aufsichtsrat) nicht entscheidend ist. Ein gut konstituierter Beirat vereint auf den Bedarf der jeweiligen GmbH zugeschnittene Aufgaben und Funktionen aus den genannten Gebieten mit weiteren, einzelfallbezogenen Aktivitäten.
