Der nächste Schritt: Vom Zahlungsverkehr zur Digitalisierung

Freitag, 13:47 Uhr. Im Fertigungsprozess des mittelständischen Handwerkbetriebes erkennt das System, dass ein benötigter Werkstoff zur Neige geht. Für die Folgewoche sind bereits Aufträge im System disponiert – dafür wird der Werkstoff nicht reichen. Automatisch wird beim Stammlieferanten eine Bestellung ausgelöst. Der Bestellwert wurde vor der Bestellung im Finanzsystem vollautomatisch disponiert und als Vormerkposten registriert. Doch die Liquidität in den nächsten Tagen wird für diese Bestellung nicht ausreichen! Aber kein Problem, der Kreditrahmen beim Bankenpool kann automatisch erhöht werden, die Produktion kann unterbrechungsfrei weiterlaufen, die Kundenaufträge werden rechtzeitig fertig werden. Klingt nach Zukunftsmusik? Ist es auch – aber für die nahe Zukunft!

Naturgemäß stehen im Unternehmen die Produktionsprozesse im Fokus – und das über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg. Wie wichtig aber auch die Finanzprozesse sind, merkt man gewöhnlich erst dann, wenn es zu Störungen zum Beispiel bei einem Zahllauf kommt. Daher ist es wichtig, die Finanz­systeme immer aktuell zu halten! Neue Funktionen vereinfachen interne Prozesse, regulatorische Anforderungen wie zum Beispiel PSD 2 werden integriert und nicht zu vergessen: die Sicherheitsfunktionen werden auf einem aktuellen Level gehalten. Und bis zur Vernetzung der Vertriebs-, Produktions- und Finanzsysteme ist es nur noch ein kleiner Schritt, liegen doch alle relevanten Daten und Informationen im Unternehmen bereits vor – nur eben in unterschiedlichen Systemen.

Mitte der 1990er legten die Kreditinstitute Grundsteine für die immer weiter fortschreitende Vernetzung der Systeme auch über Unternehmensgrenzen hinweg und für die heute stattfindende digitale Transformation. Durch den Vertrieb von Modems wurde den ersten Mittelständlern der einfache Weg in das digitale Neuland geebnet. War der ursprüngliche Aufhänger die Umstellung des beleghaften Zahlungsverkehrs auf beleglose Electronic-Banking-Systeme, ermöglichte die neue Technik doch auch den Einstieg in neue Medien und Kommunikationswege für die Unternehmen. Was daraus wurde, ist bekannt.

Heutige Electronic-Banking-Systeme können nahtlos z. B. mit Buchhaltungssystemen verknüpft werden – Doppelarbeiten werden so effektiv vermieden, Fehlerquellen reduziert. Und integrierte CashManagement-Systeme sorgen jederzeit für ausreichende Liquidität auf den Konten – bei Bedarf weltweit.

Dabei ist eine Softwareinstallation im Unternehmen gar nicht mehr erforderlich. Denn durch webbasierte Lösungen kann der Zugriff von jedem Ort der Welt aus erfolgen und das 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Und per App kann vom Smartphone aus nicht nur mal eben der Kontostand geprüft werden, sondern auch der aktuelle Zahllauf freigegeben werden. Und dem Kundenberater der Bank mal eben eine Instant Message per App schicken? Auch das ist heute schon kein Problem mehr. Genauso, wie die Suche nach internationalen Geschäftspartnern oder die Recherche nach typischen Landesgepflogenheiten.

Da ist es auch kein Wunder, dass der nächste Trend vor der Tür steht: digitale Finanz-Ökosysteme. Hier verschmelzen klassische Banking-Funktionen mit „Non- oder near-banking-Funktionen“. Auf Deutsch: Service- und Zahlungsverkehrslösungen werden mit Funktionen verbunden, die dem Unternehmen Mehrwerte bieten, aber nicht unbedingt von einem Kreditinstitut erwartet werden, so z. B. die Firmenkreditkarte mit integriertem Reiseportal und automatisierter Abrechnung der Geschäftsreisen – bis in die Lohnbuchhaltung hinein. Oder die digitale Bearbeitung von ein- und ausgehenden Rechnungen. Die Belege werden gescannt und dank künstlicher Intelligenz vorkontiert – und auf Wunsch für den nächsten Zahllauf vorgeschlagen. Und dass eine Bank ihren Kunden einen kompletten Webshop für den Onlinevertrieb anbietet, ist heute nicht selbstverständlich. Auch der Online-Abruf von Bürgschaften ist heute bei den Banken noch die Ausnahme, wird aber in den nächsten Jahren so selbstverständlich werden wie die Erteilung einer Online-Überweisung oder die elektronische Übermittlung von Jahresabschlussunterlagen an den Bankberater.

Da sich die Anforderungen von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche unterscheiden, muss große Aufmerksamkeit auf die Skalierbarkeit der Ökosysteme gelegt werden. Passen die angebotenen Lösungen zu den Anforderungen der Unternehmen? Können einzelne Funktionen abgewählt werden? Wie zukunftsfähig ist das System, kommen regelmäßig neue Funktionen dazu? Und können alle Bankverbindungen des Unternehmens über eine Lösung bedient werden oder müssen verschiedene Lösungen eingesetzt werden? Kann innerhalb des Ökosystems die Struktur des Unternehmens abgebildet werden? Macht der Unternehmer alles alleine oder wird ein Rechte- und Rollenkonzept für weitere handelnde Personen im Unternehmen benötigt? Wer administriert dieses Rechte- und Rollenkonzept? Gut ist es, wenn der Geschäftspartner hier beratend mit Spezial-Know-how zur Seite steht!

Gut beraten sollte man auch die Welt des kartengestützten Zahlungsverkehrs (neudeutsch: „Payment“) betrachten. Die Nordeuropäer machen es uns vor: kaum eine Zahlung an der Ladentheke, im Restaurant oder auf dem Wochenmarkt, die nicht per Karte erfolgt.

Dabei ist der Trend zum kontaktlosen Bezahlen ungebrochen und kommt nun endlich auch in Deutschland an. Die Kunden erwarten mittlerweile immer mehr, mit Karte zahlen zu können und zu dürfen. Egal, ob per Kreditkarte oder Girokarte (ehemals ec-Karte): Durch einfaches Auflegen der Karte auf das Bezahlterminal wird der Bezahlvorgang initiiert. Im nächsten Schritt wandert die Karte ins Smartphone, sodass die Bezahlung durch das Smartphone oder auch durch eine Smartwatch erfolgen kann. Deutlich reduzierte Transaktionspreise machen das bargeldlose Bezahlen auch für Kleinstbeträge attraktiv. Das mühsame und unhygienische Bargeldhandling kann so weiter reduziert werden, was nicht nur von der Lebensmittelbranche sehr begrüßt wird. Ganz nebenbei wird der Bezahlvorgang beschleunigt und durch die Kombination mit Kundenbindungsprogrammen kann mit wenig Aufwand der Umsatz gesteigert werden. Heutige Terminals sind nicht nur für diese Programme vorbereitet, sondern verfügen auch über Schnittstellen, über die eine Integration in vorhandene Kassensysteme erfolgen kann. Dies beschleunigt den Bezahlvorgang noch weiter und reduziert Fehlerquellen. Und mobile Terminals erlauben ein Kassieren direkt beim Kunden vor Ort.

Auch im Terminalgeschäft ist der Trend zu digitalen Mehrwerten bis hin zu komplexen Ökosystemen erkennbar. Über sinnvoll miteinander kombinierte Zusatzfunktionen, wie zum Beispiel ein Kassensystem mit integriertem Warenwirtschaftssystem, einer Online-Reservierungsfunktion oder einer Kundenverwaltung (neudeutsch: CRM-Tool) werden immer mehr Prozesse und Funktionen miteinander vernetzt – zur Entlastung des Unternehmers, der sich ganz auf sein Geschäft konzentrieren kann. Auch hier gilt: Die Daten sind vorhanden und werden vernetzt, den Ideen sind keine – oder zumindest kaum Grenzen gesetzt.

Denn bei aller Vernetzung und Euphorie über die neuen Möglichkeiten, die die Digitalisierung mit sich bringt, darf eines nicht außer Acht gelassen werden: die Sicherheit. Sicherheit und Verantwortung im Umgang mit den Daten, mit Zahlvorgängen und mit Unternehmensinformationen. Im Zahlungsverkehr hat der Gesetzgeber mehrere Kontrollinstanzen eingebaut, zum Beispiel über die PSD 2. Auch der Datenschutz ist, zum Beispiel in der DSGVO, geregelt. Doch bei aller Regulatorik liegt nach wie vor die Verantwortung für die Einhaltung der Vorgaben bei den beteiligten Geschäftspartnern. Hier sind auf allen Seiten Vorkehrungen zu treffen, die einen verantwortungsvollen und sicheren Umgang mit dem Gold der Neuzeit erlauben – den Daten.

Sicherheit steht nicht nur bei den Kreditinstituten an höchster Stelle. Auch die Unternehmen tun gut daran, in die Sicherheit zu investieren. Und dies fängt bei der Mitarbeitersensibilisierung an! Wissen die Mitarbeitenden, wie sie mit unbekannten E-Mails umgehen? Wissen sie, wer da am anderen Ende des Telefons oder der E-Mail wirklich ist? Sicherheit ist nicht nur ein Thema der IT!

Legitimations- und Identifikationsservices können bei der Registrierung neuer Kunden über das Internet und bei der rechtssicheren Abwicklung von Geschäftsprozessen helfen. Welcher Service am besten passt, entscheidet sich beim Abgleich der Anforderungen mit den angebotenen Funktionen. Und die Reichweite des Services spielt eine entscheidende Rolle, auch wenn es um die Erschließung internationaler Märkte geht.

Und was hat der Kunde davon?

Die Vorteile für den Einsatz zeitgemäßer Zahlungsverkehrslösungen liegen auf der Hand:

• Zeitersparnis: Elektronische Zahlungen können schneller abgewickelt werden. Und mit der neuen Echtzeit-Überweisung sogar europaweit innerhalb von 10 Sekunden – 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr (aktuell maximal 15 000 Euro pro Buchung). Und kartengestützte Bezahlvorgänge gehen schneller vonstatten als Zahlungen mit Bargeld.
  Komfortgewinn: Durch Schnittstellen zwischen den Systemen müssen Zahlungen nicht doppelt erfasst werden und können automatisiert verbucht werden. Und die Freigabe von Lohn- und Gehaltszahlungen per Faxbegleitzettel ist heute alles andere als zeitgemäß.
• Prozessoptimierungen: Durch erweiterte Freigabemöglichkeiten – zum Beispiel per App vom Smartphone aus – können Zahlungen bequem von unterwegs freigegeben werden. Und der Rechnungsservice sorgt für eine papierfreie und medienbruchfreie Bearbeitung der Ein- und Ausgangsrechnungen.
• Kostenersparnis: Beleglose Buchungsposten sind in der Regel deutlich günstiger, als beleghafte Posten. Zusätzlich lassen sich regelmäßig Kosten im Unternehmen durch optimierte Prozesse reduzieren, auch wenn dies auf den ersten Blick nicht sofort erkennbar ist.
• Geschäftsausweitung: Egal, ob neue Vertriebskanäle erschlossen werden oder bestehende ausgeweitet werden: Der richtige Mix an Bezahlverfahren reduziert die Abbruchquote im stationären Handel und im Internethandel und sorgt so für eine Umsatzsteigerung.
• Umsatzsteigerung: Kein Bargeld dabei, mit Karte bezahlt, Umsatz gesteigert! Spontankäufe werden ermöglicht. Auch hier gilt, möglichst alle gängigen Bezahlverfahren zu akzeptieren. Dies hilft den Unternehmen auch, die Bargeldbestände zu reduzieren.

Fazit

Kaum ein Geschäftsfeld ist im Moment einem so rasanten Wandel unterworfen, wie der Zahlungsverkehr. Dabei geht es gar nicht mehr um den reinen Zahlungsverkehr, sondern um die Kombination mit innovativen Mehrwerten, die dem Unternehmer Freiräume einräumen, damit er sich voll und ganz auf sein Geschäft konzentrieren kann. Etablierte Player sind in diesem Geschäftsfeld genau so unterwegs, wie eine Vielzahl von FinTechs. Hier ist es wichtig, einen guten Überblick zu bekommen und die geeignete Lösung auszuwählen. Gut, wenn dabei der Finanzpartner mit Rat und Tat zur Seite steht!