Ein Plädoyer für den Beirat in mittelständischen Familienunternehmen

Gute Business Governance ist für Mittelständler entscheidender Bestandteil einer wertorientierten Unternehmenssteuerung. Dabei kann der freiwillige Beirat erfahrungsgemäß einen überaus wichtigen Beitrag zum Erfolg und zur nachhaltigen Entwicklung insbesondere von Familienunternehmen leisten.

Begriff und Erscheinungsformen

Der Begriff „Beirat“ wird in der Praxis für eine Vielzahl von Gremien verwandt, u. a. auch als Synonym für den Aufsichtsrat der AG oder GmbH. Als Organ der AG und Genossenschaft ist der Aufsichtsrat zwingend vorgesehen. Dagegen unterliegt die GmbH weitgehend dispositivem Organisationsrecht.

Das GmbH-Gesetz überlässt es dem Willen der Gesellschafter, neben den beiden zwingenden Organen Gesellschafterversammlung und Geschäftsführung einen fakultativen Aufsichtsrat zu errichten. Für diesen ist dann die entsprechende Anwendung aktienrechtlicher Vorschriften angeordnet (§ 52 GmbHG). Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bildung eines Aufsichtsrats besteht nur in Fällen der unternehmerischen Mitbestimmung nach dem Drittelbeteiligungsgesetz (GmbHs mit mehr als 500 Arbeitnehmern) oder Mitbestimmungsgesetz (GmbHs mit mehr als 2 000 Arbeitnehmern, die nicht der Montanmitbestimmung unterliegen).

Hier wird unter „Beirat“ ein freiwillig auf gesellschaftsrechtlicher Grundlage errichtetes Organ verstanden, das der Geschäftsführung von den Gesellschaftern an die Seite gestellt wird und dessen Kompetenzen sich aus dem Gesellschaftsvertrag oder den Beschlüssen der Gesellschafter ergeben. Dabei ist die Abgrenzung zwischen Beirat und fakultativem Aufsichtsrat anhand der jeweiligen Funktion vorzunehmen. Wesensmerkmal des Aufsichtsrats ist die Überwachung der Geschäftsführung. Ein Gremium, das lediglich beratende Funktionen wahrnimmt oder selbst Geschäfte führt, ist – unabhängig von dessen Bezeichnung – kein Aufsichtsrat. Umgekehrt ist aber jedes Gremium Aufsichtsrat, dessen Funktion (auch) in der Überwachung der Geschäftsführung besteht, und zwar ohne Rücksicht auf die verwendete Bezeichnung. Diese Abgrenzung wird vielfach verkannt, ist aber immer dann bedeutsam, wenn ein Unternehmen ein geeignetes Beiratsmitglied sucht. Jeder kompetente Ratgeber wird als erstes danach fragen, welche Funk­tion dem Beirat in dem Unternehmen zukommt. Neben der Überwachung können dem Beirat weitere Aufgaben übertragen werden, z. B. Zustimmungserfordernisse für bestimmte Geschäftsführungsmaßnahmen oder die Bestellung und Abberufung der Geschäftsführer; ist dies der Fall, hat der Beirat eine herausragende Stellung, da er Funktionen wahrnimmt, die an sich den Gesellschaftern obliegen.

Family Business Governance und Beirat

Familienunternehmen sind das Fundament der deutschen Volkswirtschaft. Über 90 % der in Deutschland ansässigen Betriebe und Firmen werden als Familienunternehmen geführt. Sie generieren 55 % des Umsatzes aller Unternehmen und haben einen Anteil von 57 % an der Gesamtbeschäftigung (Quelle: Die volkswirtschaftliche Bedeutung von Familienunternehmen, Studie 2017, Stiftung Familienunternehmen). Familienunternehmen weisen aufgrund ihrer nachhaltigen und langfristigen Unternehmensstrategie, ihres stabilen Gesellschafterkreises sowie einer verantwortungsbewussten, auf Nachhaltigkeit setzenden Unternehmensführung eine den Publikumsgesellschaften überlegene Struktur auf. Sie stehen dabei allerdings vor der Herausforderung, ständig die Belange von Betrieb und Inhaberfamilie in Einklang bringen zu müssen. Der Governance Kodex für Familienunternehmen (3. Aufl., 2015) enthält einen Leitfaden für die Führungs-, Kontroll- und Familienstrukturen in solchen Unternehmen. Wie der Deutsche Corporate Governance Kodex für börsennotierte Unternehmen hat er allerdings keine Gesetzesqualität. Er stellt vielmehr einen unverbindlichen Aufgabenkatalog mit Empfehlungen dar, über deren Umsetzung jedes Unternehmen frei entscheiden kann. So empfiehlt der Kodex die Einrichtung eines Beirats und führt aus: „Ein solches Gremium kann helfen, die Qualität und Objektivität bei der Beratung und Kontrolle der Unternehmensführung zu sichern“. An anderer Stelle heißt es, „dass familienunabhängiger Sachverstand im Aufsichtsgremium die Qualität und Objektivität seiner Arbeit verbessern kann“. Darin zeigen sich die wesentlichen Merkmale des Beirats als Instrument der Family Business Governance: Sicherung von Qualität und Objektivität der Unternehmensführung in einem Unternehmen, das ohne externe Kontrolle durch den Kapitalmarkt agiert und aufgrund des Zusammenspiels von Familien- und Unternehmensinteressen das Risiko von Konflikten und einseitig motivierten Unternehmensentscheidungen in sich trägt.

Vorteile

Die Praxis zeigt, dass ein gut besetzter und organisierter Beirat dem Unternehmen eine Menge Vorteile bietet. Mit steigendem Wachstum, komplexeren betrieblichen Strukturen und gestiegener Mitarbeiterzahl wächst auch der Bedarf des Managements an externem Rat. Hierbei kann der reine Informations- und Wissensaustausch oder auch die Herstellung von Branchenkontakten im Vordergrund stehen. Die Einholung von unabhängigem Rat dient aber auch dazu, das Risiko der eigenen „Betriebsblindheit“ zu umgehen. Der Beirat agiert solchermaßen als „Sparringspartner“ des Managements. Nicht zuletzt deshalb haben sich Beiräte als Governance-Instrument in deutschen Familienunternehmen in den vergangenen Jahren fest etabliert.

Darüber hinaus kann der Beirat als Instanz für strategische Frühaufklärung dienen und dabei helfen, dass sich das Unternehmen rechtzeitig auf äußere Veränderungen einstellen und die sich daraus ergebenden Herausforderungen (z.B. neue Einkaufsbedingungen, andere Vertriebswege oder geänderte Absatzmärkte) annehmen und umsetzen kann. Auch kann ein Beirat der Koordination und Durchsetzung von Eigentümerinteressen dienen. Wachstum und Generationenwechsel führen häufig dazu, dass ein externes Management eingesetzt wird. Werden Geschäftsleitungsbefugnisse abgegeben, entsteht automatisch ein Informationsdefizit auf Seiten der Eigentümerfamilie, das die Basis für Auseinandersetzungen bietet (sog. Principal-Agent-Conflicts). Der Beirat bietet hier die Möglichkeit der Überwachung des Managements durch die Eigentümer. Damit wird gleichsam auch das Management professionalisiert. Denn es wird gezwungen, gegenüber dem Aufsichtsgremium Rechenschaft abzulegen und seine Entscheidungen so vorzubereiten, dass Dritte in persona der kompetenten Mitglieder des Beirats diese verstehen und überprüfen können. Dies hat den weiteren Effekt, dass untergeordnete Ebenen wie das mittlere Management Entscheidungen der Geschäftsführer besser nachvollziehen können. Die Notwendigkeit, Informationen und Entscheidungen Dritten plausibel zu machen, führt zu kritischem Hinterfragen der eigenen Denkansätze und damit zu besseren Ergebnissen.

Zudem können über den Beirat unterschiedliche Eigentümerinteressen koordiniert werden, die sich typischerweise bei mehreren Familienstämmen mit unterschiedlichen Interessen ergeben können. Auch kann der Beirat hilfreich bei der Vorbereitung der Nachfolge oder dem Übergang auf einen neuen Geschäftsführer sein. Dabei kann er für Kontinuität nach innen und außen sorgen. Die Erfahrung zeigt, dass sich der Nutzen eines Beirats insbesondere bei der Regelung der Unternehmensnachfolge erweist.

Empfehlung

Wichtig ist, dass die Gesellschafter für den Beirat einen rechtlichen Rahmen schaffen, aus dem sich Zuständigkeiten und Kompetenzen eindeutig ergeben. Dies kann in Form fachgerecht ausformulierter Satzungsbestimmungen oder einer eigens gegebenen Geschäftsordnung geschehen; die Institution Beirat muss aber stets in der Satzung angelegt sein. Bei der Besetzung des Gremiums ist darauf zu achten, dass neutrale, am Wohl des Unternehmens orientierte Fachleute berufen werden, auch der Einsatz erfahrener Manager aus vergleichbaren (oder ganz bewusst auch aus anderen) Branchen kann ratsam sein. Der organisatorische und finanzielle Mehraufwand für das Unternehmen ist demgegenüber überschaubar. Ein guter Beirat ist daher jedem Mittelständler anzuempfehlen.

Diese Punkte sollten Sie zwingend für den Beirat regeln:

• Kompetenzen
• Haftung
• Vergütung
• Verschwiegenheit

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