Artikel erschienen am 06.03.2019

Betriebsprüfung – die EDV des Unternehmens als Prüfungsschwerpunkt

Von Dipl.-Kfm. Carsten Rullmann, Salzgitter-Bad

Obwohl die Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) bereits seit 2002 gelten, ist eine Vielzahl von Unternehmen nicht oder nicht ausreichend darauf vorbereitet. Dies liegt auch daran, dass vereinzelt noch Außenprüfungen (Betriebsprüfungen) stattfinden, die sich auf das Vorlegen von Unterlagen in Papierform beschränken. Für die Zukunft ist jedoch davon auszugehen, dass alle Behörden, somit auch die Finanzverwaltung, Prüfungen vermehrt in digitaler Form durchführen werden. Deshalb ist es für die Unternehmen und Steuerberater wichtig, sich rechtzeitig darauf einzustellen.

Eine neue Qualität haben Außenprüfungen durch die Möglichkeit des digitalen Datenzugriffs und den Einsatz spezieller Prüfsoftware bekommen. Diese zumeist als summarische Risikoprüfung bezeichnete Datenanalyse führt neuerdings auch in kleineren Unternehmen zu einer – bisher wenig – ausgeprägten Prüfungstiefe.

Summarische Risikoprüfung

Unter summarischer Risikoprüfung wird eine digitale Prüfung verstanden, die sich auf Vor- und Nebensysteme der Buchhaltung erstreckt, um besonders risikobehaftete und damit prüfungswürdige Sachverhalte allein durch eine Datenanalyse zu ermitteln. Die meisten Unternehmen setzen heutzutage eine Software ein, mit deren Hilfe ihre Leistungen erfasst und abgerechnet werden.

Die in dem Unternehmen eingesetzte Software wird von Betriebsprüfern als Vorsystem im Sinne der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) angesehen. Grundsätzlich hat der Betriebsprüfer daher auch das Recht, dieses Vorsystem, soweit steuerrelevante Daten generiert werden, zu prüfen.

Eine derartige Prüfung der Abrechnungssysteme war früher unüblich und wird erst durch die Methoden der digitalen Betriebsprüfung ermöglicht.

Digitale Steuerprüfung – GDPdU

Sowohl im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung als auch bei einer unangekündigten Umsatzsteuernachschau darf das Finanzamt auf die elektronischen Buchhaltungsdaten der Unternehmen zurückgreifen und diese mithilfe von geeigneter Software intensiv und effizient analysieren.

Die Finanzverwaltung hat dabei weitgehende Zugriffsrechte auf ihre Unternehmensdaten. Neben dem direkten und indirekten Zugriff auf das EDV-System können die Finanzbehörden auch die Herausgabe aller steuerlich relevanten Daten auf einem Datenträger (CD/DVD) fordern. Detailliert geregelt sind die Befugnisse der Finanzverwaltung in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) – eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2001!

Die Finanzbehörden machen von dieser Möglichkeit des Datenzugriffs inzwischen in der überwiegenden Mehrheit der Außenprüfungen Gebrauch. Damit wird es für Sie als Unternehmensinhaber immer wichtiger, sich rechtzeitig auf die Anforderungen der digitalen Betriebsprüfung vorzubereiten.

Digitale Betriebsprüfung – Datenzugriff und Vollständigkeit

Gestützt auf § 147 Abs. 6 AO greifen die Prüfer sowohl direkt auf die EDV-Systeme der Unternehmen als auch indirekt per Datenträgerüberlassung auf die Daten zu. Standardmäßig wird dabei ein Rechnungsausgangsbuch aus dem System angefordert, das dann mittels Analysesoftware (z.B. IDEA) durch den Prüfer auf Unregelmäßigkeiten hin überprüft wird.

Als mögliche Verprobungen kommen hier sowohl die Vollständigkeit und die fortlaufende Rechnungsnummerierung als auch die Analyse über einen einfachen Zeitreihenvergleich oder über bestimmte Branchenkennziffern in Frage.

Gründe für eine Betriebsprüfung

Auch wenn die Zulässigkeit einer Betriebsprüfung in der Abgabenordnung (AO) gesetzlich verankert ist, werden kleinere Unternehmen während ihres Bestehens nur unregelmäßig geprüft.

Das Betriebsprüfungsrisiko steigt insbesondere bei folgenden Sachverhalten:

  • Verkauf oder Aufgabe des Unternehmens,
  • Umstrukturierung mit Wechsel der Rechtsform,
  • Eintritt und Austritt von Gesellschaftern,
  • stark schwankende Betriebseinnahmen und –ausgaben,
  • hohe Steuernachzahlungen oder verspätete Abgabe der Steuererklärungen,
  • mehrfaches Ergehen von Schätzbescheiden oder häufiger Wechsel des steuerlichen Beraters.

Fazit

Die Digitalisierung gewinnt zunehmend an Einfluss und wird zukünftig immer mehr das Steuerrecht beeinflussen. Die Möglichkeit des digitalen Datenzugriffs führt zu einer hohen Prüfungstiefe.

Eine Ausweitung des sachlichen Umfangs einer Außenprüfung ist mit dem Datenzugriff nicht verbunden, da unverändert – nur – alle steuerrelevanten Daten Gegenstand der Prüfung sind. Viele Bereiche, die typischerweise Gegenstand einer Betriebsprüfung sind, wie die Auslegung von Verträgen, die Umstrukturierung von Unternehmen, Veräußerungstatbestände etc., und die damit einhergehenden steuerlichen Probleme sind dem Datenzugriff nicht zugänglich. Sofern betriebliche Abläufe im Unternehmen in elektronischer Form abgebildet werden, ist es daher erforderlich, dass für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden ist. Aus der Verfahrensdokumentation müssen der Inhalt, der Aufbau, der Ablauf und die Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein.

Bereits unabhängig von einer etwaigen Prüfungsanordnung sollte jedes Unternehmen seine Daten „im Griff haben“, d. h. steuerlich relevante Daten stets separat von irrelevanten Daten speichern.

Exkurs: Prüfungsablauf

Prüfungsanordnung

Mit der Prüfungsanordnung bestimmt die Finanzbehörde den Umfang der Betriebsprüfung und setzt den Starttermin fest. Spätestens, wenn die Anordnung Ihr Unternehmen postalisch erreicht, ist es an der Zeit, sich mit ihrem steuerlichen Berater zusammenzusetzen. Neben der Durchsicht der Dokumente und der elektronischen Bereitstellung der relevanten Daten sollten vorab die Zuständigkeiten festgelegt und die Aufgaben verteilt werden.

Vorbereitung und Strategie

Eine sorgfältige Prüfungsvorbereitung umfasst u. a. folgende Punkte:

  • Sorgfältige Auswahl der Auskunftsperson,
  • Absprache über den Prüfungsort,
  • Zusammenstellung der zu prüfenden Unterlagen,
  • Prüfung der Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zu übergebenden Unterlagen.

Hinweis: Der Betriebsprüfer hat keinen Anspruch auf Einsichtnahme in private und für die Besteuerung nicht relevante Unterlagen.

Vorbereitende Tätigkeiten des Prüfers

Der Prüfer wird sich bereits vor Beginn der Außenprüfung über das eingesetzte EDV-System informieren. Dazu wird mit der Prüfungsanordnung zusammen ein EDV-Fragebogen übersendet, auf dem sowohl Angaben zu dem eingesetzten Buchhaltungssystem als auch zu den vorgelagerten Systemen (z. B. Warenwirtschaftssystem und Abrechnungsprogramm) gemacht werden müssen.

Für alle branchentypischen Programme verfügt die Finanzverwaltung zwischenzeitlich über detaillierte Kenntnisse in deren Anwendung und über ihre wesentlichen Funktionalitäten. Darüber hinaus stellen die Software-Hersteller vermehrt Handbücher im Internet zur Verfügung. So kann sich der Prüfer schon vorab mit den jeweiligen Programmen vertraut machen und kennt im besten Fall die für ihn notwendigen Datenschnittstellen und interessantesten Auswertungsmöglichkeiten.

Prüfungshandlungen des Prüfers

Fragen des Betriebsprüfers und die Anforderungen von Dokumenten sollten grundsätzlich an den Hauptansprechpartner (vorzugsweise der Steuerberater) gerichtet werden. Bei inhaltlichen Unklarheiten sollten Sie stets Ihren steuerlichen Berater zu Rate ziehen. Dieser kann die Fragen des Betriebsprüfers im Hinblick auf ihren steuerlichen Gehalt einordnen.

Schlussbesprechung

Die Schlussbesprechung, sofern hierauf nicht verzichtet wird, ist die letzte Verständigung während der Betriebsprüfung, bevor der Schlussbericht erstellt wird. Diese sollte gründlich vorbereitet werden. In vielen Fällen lassen sich durch eine gute Vorbereitung die strittigen Punkte in der Schlussbesprechung klären oder zumindest in ihren steuerlichen Auswirkungen abmildern. Für den Fall, dass eine Einigung nicht möglich ist, kann eine Klage in Betracht gezogen werden.

Praxistipp

Immer wieder steht das Thema Betriebs-Pkw auf den Besprechungspunkten der Betriebsprüfer. Vor allem bei den Steuerpflichtigen, die ein manuelles Fahrtenbuch führen, wird eine genaue Betrachtung vorgenommen, ob alle betrieblichen und privaten Fahrten korrekt erfasst sind und das Fahrtenbuch zeitnah und durchgehend geführt wird. Die Betriebsprüfer sind in der Überprüfung der Fahrtenbücher geradezu kleinlich. Mittlerweile gibt es elektronische Fahrtenbücher, die den Ansprüchen der Finanzverwaltung genügen und ein gutes Instrument für betriebliche Vielfahrer sind. Gegenstand der Betriebsprüfung ist u. a. die steuerliche Behandlung der privaten Nutzung von besonders teuren Fahrzeugen und Oldtimern. Die hierzu ergangene Rechtsprechung ist mannigfaltig und dennoch versucht die Finanzverwaltung, diese immer wieder auf andere Fälle zu übertragen, ohne die tatsächlichen Verhältnisse zu berücksichtigen.

Foto: Fotolia/wutzkoh

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