Das Papierlose Büro

Die Digitalisierung hat ihren Einzug im Rechnungswesen gefunden. Nicht zuletzt durch die neue Gesetzgebung, die mittlerweile nahezu die gesamte Deklaration auf elektronischem Wege bestimmt. Begonnen hat alles mit der elektronischen Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung im Jahr 2005, der Übermittlung des handelsrechtlichen Jahresabschlusses an den Bundesanzeiger im Jahr 2007, der Abgabe der Steuererklärungen im Jahr 2011 und feiert ihren Siegeszug unter dem Stichwort „E-Bilanz“ mit der elektronischen Einreichung der Steuerbilanzen an die Finanzverwaltung.

Der technische Fortschritt sowie der Ausbau der digitalen Infrastruktur hat eben wie in anderen Bereichen auch das Rechnungswesen disruptiv verändert.

Das papierlose Büro ist im Rechnungswesen bereits heute gelebte Realität

Mit dem Einsatz entsprechender Software-Lösungen, wie z. B. DATEV Unternehmen online, kann das Rechnungswesen vollständig digitalisiert abgewickelt werden. Neben der direkten Erstellung der Faktura in DATEV Unternehmen online können nahezu aus allen Faktura-Programmen die für die Finanzbuchführung notwendigen Informationen importiert werden. Eingangsrechnungen werden, soweit diese in Papierform vorliegen, digitalisiert und in DATEV Unternehmen online weiterverarbeitet. Mittlerweile sind aber bereits viele Unternehmen dazu übergegangen, ihre Rechnungen in Datei-Form zur Verfügung zu stellen. Allgemeiner Usus ist es derzeit leider immer noch, elektronisch erhaltene Rechnungen auszudrucken und der Papierbuchhaltung zuzuführen. Die Finanzverwaltung verlangt aber, dass elektronisch empfangene Rechnungen ebenfalls für einen Zeitraum von 10 Jahren elektronisch aufbewahrt werden. DATEV Unternehmen online verhindert den Medienbruch, indem elektronische Rechnungen ohne Umwege direkt der Finanzbuchführung in digitaler Form zugeführt und dort weiterverarbeitet werden können.

Qualität erhöhen – Redundanzen vermeiden

Nutzt man zudem den Programmteil DATEV Zahlungsverkehr online können auf direktem Weg Zahlungsvorschläge erstellt und sogar Zahlungen ausgeführt werden. Das verhindert redundante Erfassungen, die erfahrungsgemäß dadurch erfolgen, dass Eingangsrechnungen einerseits im Online-Banking oder ähnlicher Bezahlsoftware erfasst werden und anschließend noch einmal in der Finanzbuchführung verbucht werden müssen.

Wurde früher die Finanzbuchhaltung als gesonderter Bereich angesehen, um seinen Deklarations- und Informationspflichten gegenüber externen Anspruchsgruppen nachzukommen, ist durch die Digitalisierung die Verknüpfung zwischen den kaufmännischen Aufgaben bei gleichzeitiger Erfüllung der Aufzeichnungspflichten möglich geworden.

Werden bspw. Eingangsrechnungen bestenfalls täglich im System geführt und mit Zahlungszielen gepflegt, ermöglicht das dem Anwender permanent Einblick auf seine Liquidität und Zahlungspflichten zu haben.

Durch die Anbindung von DATEV Unternehmen online zum Steuerberater, werden die Daten zugleich umgehend für die Finanzbuchführung und mit geringem logistischem Aufwand zur Verfügung gestellt. Die zeitnahe Erstellung von Betriebswirtschaftlichen Auswertungen, fast close, wird nun möglich. Mandanten erhalten schnell die wichtigsten Kennzahlen über ihr Unternehmen. Außerdem liegen zur besseren Disposition künftige Zahlungen an die Finanzverwaltung vor. Insbesondere externe Investoren und Banken verlangen eine zeitnahe Berichterstattung, zumeist bis zum 15. des Folgemonats. Verzögerungen werden häufig als schlechte Prozessorganisation gewertet. Ein schnelles und qualitatives Rechnungswesen wirkt damit ratingverbessernd.

Nach Verbuchung können die betriebswirtschaftlichen Auswertungen zudem in DATEV Unternehmen online interaktiv bis auf Belegebene durch den Mandaten analysiert werden. Darüber hinaus ermöglicht DATEV Unternehmen online auch eine arbeitsteilige Vorgehensweise bei der Bearbeitung der Finanzbuchhaltung. So können beispielweise Zahlungsvorschläge bereits durch Mitarbeiter vorbereitet werden und anschließend durch den verantwortlichen Unternehmer schnell von überall auf der Welt geprüft und ausgeführt werden.

Digitalisierte Belege ermöglichen insbesondere ein schnelles EDV-gestütztes Auffinden, auch älterer Belege, die in hoher Qualität zur Verfügung stehen. Zugleich erleichtert diese Vorgehensweise die Sicherstellung der Lesbarkeit von Belegen, die schon aufgrund des Druckverfahrens nicht über die gesamte Zeit der Aufbewahrungspflicht lesbar sind, wie z. B. Thermopapier.

Darüber hinaus ist DATEV Unternehmen online eine sehr gute Software-Lösung zur Umsetzung des ersetzenden Scannens. Danach dürfen bei Vorliegen einer entsprechenden Verfahrensdokumentation, die Original-Papierbelege vernichtet werden. Das spart selbst bei kleineren Unternehmen erhebliche Lagerkosten.

Ein weiterer Vorteil bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation liegt insbesondere darin, dass man die Prozesse im Rechnungswesen überdenken und an die heutigen Anforderungen und Möglichkeiten anpassen kann, wodurch Optimierungen möglich sind, die sich kostensparend auswirken. In diesem Zuge können außerdem interne Kontrollen implementiert werden, die einerseits die Vollständigkeit der Finanzbuchhaltung und andererseits zugleich der Betrugsprävention innerhalb der Organisation dienen.

Nicht nur in der Welt der Finanzbuchführung, sondern ebenfalls in der Lohnbuchführung stehen die Zeichen der Digitalisierung auf Grün.

Wohingegen bis heute noch Lohnabrechnungen in Papierform an Mitarbeiter ausgehändigt werden, um von diesen ungelesen in extra dafür angeschaffte Ordner abgelegt zu werden, können die Mitarbeiter sich mit DATEV Arbeitnehmer online ihre Lohnabrechnungen bei Bedarf auf einer Online-Umgebung ansehen und sofern gewünscht speichern bzw. drucken.

In der DATEV-Welt werden alle vorstehenden Daten im DATEV-Rechenzentrum gesichert, sodass auch ein PC-Ausfall nur von untergeordneter Bedeutung wird. Gerade kleinere und mittelgroße Unternehmen, die über keine eigenen Serveranlagen mit Backup-Systemen verfügen, stellt diese Form der Archivierung eine kostengünstige und beständige Alternative dar.

Durch die Vermeidung von Redundanzen und dem gemeinsamen Arbeiten über eine einzige Cloud-basierte Anwendung erfolgt neben der Ressourcenschonung ebenfalls eine Lagerkosten- und vor allem Zeitersparnis bei der Bearbeitung der kaufmännischen Prozesse.

Kernaussagen

Der Einzug der Digitalisierung im Rechnungswesen ermöglicht eine Prozessoptimierung des gesamten kaufmännischen Bereichs bei gleichzeitiger Kostenreduzierung:

• Vermeidung von Mehrfacharbeiten (Redundanzen)
• Einsparung von Papier und Lagerfläche
• Verringerung der Suchzeiten
• Verringerung der Ablagezeiten
• zeitlich und örtliche unbegrenzte
• Verfügbarkeit
• schnelle Bearbeitung
• der Finanzbuchführung
• interaktive betriebswirtschaftliche Auswertungen
• bessere Kommunika­­tions­basis zum Steuerberater
• bessere Arbeitstei­lung zwischen den einzelnen Prozessschritten
• papierarm und umweltbewusst arbeiten.

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