Die digitale Buchführung

Am 21.09.2011 konnten sich Bund und Länder auf das Steuer­vereinfachungsgesetz 2011 einigen. Und in der Tat, mit Blick auf die Abwicklung einer reinen papierlosen Buchhaltung wurde ein Zeichen gesetzt. Es lautet einmal mehr: weg vom Papier.

So wurden bisher hohe technische Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen gestellt. Der Fokus liegt bei dieser Diskussion permanent auf dem Vorsteuerabzug.

Rückwirkend ab dem 01.07.2011 können auch digitale Rechnungen, welche z. B. per E-Mail, als PDF- oder Textdatei übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedarf.

Zu gewährleisten sind nach wie vor die Echtheit der Herkunft (also die Prüfung der Identität des Rechnungsausstellers) und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die für den Aufbewahrungszeitraum von mindestens zehn Jahren sicherzustellende Lesbarkeit der Datei (§§ 14 Abs. 1 S. 2 bis 6, 14b Abs. 1 S. 2 UStG i. d. F. des Steuervereinfachungsgesetzes 2011).

Es bleibt dem Unternehmer überlassen, auf welche Weise er die vorstehenden Kriterien erfüllt. So soll es laut diverser Kommentierungen reichen, die Rechnung mit der Bestellung und dem Lieferschein abzugleichen und dieses zu dokumentieren. Die Inhalts- und Formatierungsdaten der eRechnung sind auf einem unveränderbaren Datenträger zu speichern. Der Originalzustand der übermittelten Daten muss erkennbar sein.

Überregionale Unternehmen, insbesondere in der Telekommunikationsbranche, aber auch die Groß- und Einzelhandelsverbände, sind nach wie vor die Vorreiter auf diesem Gebiet. Egal, ob nun mit oder ohne Signatur. Sie schicken bereits heute neben dem Belegbild auch den auf den Kunden zugeschnittenen Buchungssatz zur Verarbeitung in den Büchern des Empfängers mit. Die Zunahme dieses Vorgehens ist der eigentliche Fortschritt, denn auf diese Weise verarbeiten sich digitale Rechnungen quasi von selbst im Empfängerunternehmen und müssen nicht aufwendig kontiert und abgetippt werden.

Eine ganz natürliche Entwicklung, wie wir finden, denn ein Stück Papier / die digitale Rechnung mit einem Buchungssatz zu versehen – mit Verlaub – so weit ist die künstliche Intelligenz schon lange. Es ist der Mensch, dessen Trägheit, der Lobbyismus und das Hängen an alten nicht zeitgemäßen Zöpfen, der diese Entwicklung schleichen lässt. Doch wie sagte einst ein berühmter Politiker: „Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben.“

Noch ist es schick, Ordner mit dem Buchhalter auszutauschen und den Smalltalk bei der Übergabe zu genießen. Eine gewisse Bindungswirkung bringt auch das mit sich, keine Frage. Aber ist es auch zeitgemäß? Und warum sollte aus dem monatlichen Smalltalk nicht „Big Talk“ werden? Wenn nämlich, so die heutigen Möglichkeiten, bereits am fünften des Folgemonats die BWA-Zahlen des vergangenen Monats feststehen und man sich über strategische Dinge, Steuerbelastungen und weitere (zeitnahe) Unternehmensentwicklungen unterhält.

In diesen sich permanent wandelnden Zeiten und Märkten werden zukünftig die Schnellen die Langsamen fressen und nicht die vermeintlich Großen die Kleinen. Stete Gewissheit über das „Wie geht es meinem Betrieb jetzt, wie entwickle ich mich morgen, was ist in zehn Tagen, einem Monat und wo will ich in fünf Jahren stehen?“, sind die wirt­schaftlich wesentlichen Fragen, die es zu beantworten gilt, um weiter erfolgreich zu sein. Dabei ist die rein digitale Buchführung der ideale Begleiter. Denn nur so kann sichergestellt sein, dass Belege „just in sequence“ verarbeitet werden und Ergebnisse zeitnah vorliegen.

Fazit: Digitale Bücher in mittelständischen Unternehmen sind keine Zauberei mehr. Der Prozess der Einführung will – wie bei allen Neuerungen – wohlüberlegt und die Implementierung dieser rein elektronischen Vorgänge gut vorbereitet sein. Vater Staat fördert mit Nachdruck die papierlose Buchhaltung. Die so gewonnene Zeitnähe zu den Ist-Zahlen des Betriebes, Zinsvorteile und die Einsparung von Ressourcen sind Garant für den zukünftigen Erfolg Ihrer gesamten Unternehmung.